Formulários

Formulários são documentos eletrônicos que podem ser anexados a tarefas, permitindo que funcionários enviem os resultados das tarefas diretamente pelo X-GPS Tracker aplicativo móvel. Esses formulários podem incluir vários tipos de campos, como campos de texto para pedidos de clientes, relatórios de inspeção e seções de mídia para envio de fotos e vídeos.

Primeiros passos

Criar um formulário

Para começar a usar formulários na Navixy:

1. Abra o Field service módulo no menu principal.

2. Clique na Formulários aba para abrir a interface de gerenciamento de formulários.

3. Inicie o processo de criação do formulário clicando no + ícone.

4. Escolha os componentes necessários (por exemplo, campos de texto, caixas de seleção, menus suspensos, data, avaliação, imagem, anexos de arquivo, assinatura e separadores de seção) do lado esquerdo da tela. Personalize o formulário para adequá‑lo ao fluxo de trabalho e às tarefas específicos da sua empresa.

Esse processo permite criar quantos formulários forem necessários, garantindo que eles sejam adaptados às tarefas executadas pelos seus funcionários.

Dois alternadores estão disponíveis ao criar um formulário:

• "Usar por padrão ao criar uma tarefa": Se ativado, este formulário será automaticamente anexado a novas tarefas, a menos que outro formulário seja selecionado. Na lista de formulários, este formulário será marcado com um sinal de “estrela”.

• "Enviar formulário somente na zona": Se ativado, o formulário só poderá ser enviado quando o funcionário estiver dentro de uma zona geográfica predefinida, garantindo que o relatório da tarefa ocorra no local correto.

Após salvar, os formulários criados podem ser acessados na lista de formulários.

Lista de formulários criados (exemplo)

Anexando um formulário a uma tarefa

Para anexar um formulário a uma tarefa, siga estes passos:

1. Abra a janela de criação de Tarefa: navegue até a aba Tasks e clique no botão "+" para criar uma nova tarefa.

2. No campo “Task form”, escolha o formulário que você criou anteriormente na lista suspensa.

3. Forneça outros detalhes da tarefa, como selecionar o funcionário responsável por executar a tarefa.

4. Finalize a criação da tarefa clicando em "Salvar."

O funcionário selecionado receberá a tarefa com o formulário anexado no aplicativo móvel X-GPS Tracker, garantindo que toda a documentação necessária esteja disponível durante a execução da tarefa.

Preenchendo um formulário no X-GPS Tracker

Os funcionários devem preencher os formulários durante ou após a conclusão de uma tarefa. Veja como eles podem preencher e enviar um formulário:

1. Abra o aplicativo móvel X-GPS Tracker em um dispositivo móvel.

2. Vá para a seção "Tasks" para ver a lista de tarefas atribuídas.

3. Selecione a tarefa que precisa ser concluída.

4. Clique no formulário dentro da descrição da tarefa e preencha todos os campos obrigatórios.

5. Uma vez que todos os campos estejam preenchidos, o formulário é enviado automaticamente ao serviço de monitoramento, marcando a tarefa como concluída.

Configurando notificações para envio de formulários

Para garantir notificações em tempo hábil quando um formulário for enviado, configure alertas seguindo estes passos:

1. Navegue até a Regras e notificações seção na plataforma.

2. Comece a criar uma nova regra de notificação clicando no botão "Add rule".

3. Selecione os objetos (por exemplo, veículos, funcionários) aos quais esta regra se aplicará.

4. Escolha Task performance na lista de eventos e prossiga.

5. Na seção “Rule options”, marque a caixa “Form submitted”.

6. Na aba “Notifications”, escolha como deseja ser notificado (por exemplo, SMS, e‑mail).

Essas configurações garantem que você permaneça informado sobre o progresso das tarefas e os envios de formulários em tempo real.

Visualizando formulários concluídos

Você pode revisar e comparar formulários concluídos para avaliar o desempenho dos funcionários e os resultados das tarefas:

1. Navegue até o aplicativo “Field service”.

2. Clique na aba "Forms" para ver todos os formulários disponíveis.

3. Passe o cursor sobre o formulário que deseja revisar e clique em “Submissions” no lado direito.

4. Escolha a submissão específica do formulário na lista na parte inferior.

Funcionalidade de submissões:

• Download de formulários: Exporte os formulários nos formatos Excel, CSV ou PDF.

• Filtragem: Use filtros para restringir as submissões com base em parâmetros como data de criação da tarefa ou nome do funcionário.

• Personalização da tabela: Adicione ou oculte colunas e campos do formulário para focar nos dados mais relevantes.

Relatório de dados do formulário de tarefa

O relatório “Task form data” fornece insights sobre o desempenho dos funcionários com base nos formulários preenchidos. Para gerar este relatório:

1. Vá para a Reports seção.

2. Clique no botão “Create report”.

3. Escolha a opção “Task form data”.

4. Marque os objetos relevantes (por exemplo, funcionários, tarefas) para os quais você precisa do relatório.

5. Especifique o período de tempo para o relatório.

6. Clique no botão “Build report” para gerar o relatório.

Detalhes do relatório: O relatório mostra estatísticas dos formulários, incluindo a frequência e os tipos de componentes selecionados. Esses dados ajudam a avaliar o desempenho dos funcionários e os resultados das tarefas de forma mais eficaz.