Las ventas son el alma de cualquier organización, así que su gestión es una de las funciones más importantes de cualquier empresa. De hecho, la rentabilidad de todos los negocios depende de una figura muy importante: el representante de ventas. Es quien se encarga de vender productos a los clientes en nombre de los fabricantes, mayoristas o proveedores de servicios. Viaja por un área en particular, visita a los clientes existentes o potenciales para presentarles sus productos, negocia precios.

Como puede imaginar, a estos empleados se les da mucha autonomía, dado que están la mayoría de tiempo fuera de la oficina. El hecho de no saber lo que están haciendo los representantes de ventas en el campo es algo que les quita el sueño a los supervisores. Es decir, los gestores no pueden ver que tan bien se realiza el trabajo o verificar si los clientes reciben toda la atención necesaria, cuánto tiempo se dedica a la adquisición y a la retención, etc.

La telemática cambia lo todo. Utilizando una variedad de las herramientas simples e intuitivas tal cual o combinando entre sí, los supervisores podrán monitorear y apoyar efectivamente a su fuerza de ventas sin necesidad de microgestionar. Al implementar este kit de herramientas — Tareas, Puntos de Interés, Geocercas, Check-in, Reportes — los gestores y los dueños de negocios podrán controlar el rendimiento del equipo de ventas en el campo, las visitas a los clientes, planificar estrategias efectivas y, lo más importante, ahorrar tiempo y dinero.

Ya hemos visto cómo delegar trabajos usando Tareas. En esta publicación, descubriremos cómo las empresas pueden beneficiarse de la telemática para obtener un control efectivo sobre los representantes de ventas, así que aumentar las ganancias.

#1 Controle visitas a los puntos de venta

Como mencionamos anteriormente, la tarea principal de un representante de ventas es visitar a todos los prospectos y clientes dentro del territorio asignado. El objetivo de la visita es el de tomar pedidos de los minoristas que después vendrán el producto al público. Por lo menos, esto es cómo debería ser.

No obstante, en la vida real los empleados pueden estar mintiendo: en lugar de visitar a los clientes, toman los pedidos desde casa, por ejemplo, llamando o enviando un correo electrónico o vía un messenger. Hoy día, este es el problema más común a la que se enfrentan las empresas del trade marketing. Para verificar si el trabajo ha sido realizado de forma correcta, le recomendamos implementar la telemática.

¿Cómo se puede implementar la telemática para los equipos de ventas?

La primera forma sería a través de la aplicación móvil GPS Tracker, la cual cada miembro del equipo de ventas debe descargar de forma gratuita e instalarla en su smartphone/tableta. Esto les permitirá a los supervisores, jefes de departamentos o gestores rastrear la ubicación de los representantes de ventas durante el día.

La segunda opción es agregar una cartera de clientes al servicio telemático para verificar qué clientes han sido visitados. Puede hacerlo manualmente o subiendo datos de un sistema corporativo CRM o ERP.

Una vez agregados todos los contactos necesarios, los supervisores podrán ver qué clientes han sido visitados por los representantes de ventas durante un día, una semana o un mes dirigiéndose al reporte de «Visitas a los PDIs».

Además, los supervisores pueden optar por recibir el reporte de forma automática en sus bandejas de entrada, como un PDF o Excel.

#2 Mejore la eficiencia de las reuniones con los clientes existentes

No cabe duda que cada visita tiene un outcome financiero detrás de ella. Es decir, además de tomar los pedidos, los representantes de ventas deben construir una relación duradera con los minoristas, verificar el acomodo de los pasillos en los PDV, la presencia de la promoción relevante, por ejemplo, de las ofertas actuales.

Veamos una situación de la vida real. José, un representante de la compañía de productos lácteos, visita a los 4-6 supermercados por día. En cada supermercado, verifica el stock restante y las condiciones del almacenamiento.

Luego, José realiza un análisis de los competidores, negocia con el minorista para obtener otra información útil y pone las respuestas en un formulario móvil. Si la empresa láctea decidió promocionar una oferta, José cuelga los carteles y otros materiales POS.

Como se puede ver, las visitas a los puntos de ventas toman bastante tiempo. En cada sitio, un representante de ventas permanece al menos 15-20 minutos, o incluso media hora. Aun así, una visita comercial bien ejecutada puede dar camino a las relaciones duraderas con los minoristas y garantizar el aumento del espacio en los estantes para el producto.

Con la ayuda del mismo reporte de “Visitas a los PDIs”, se puede verificar cuánto tiempo suelen durar las reuniones con los clientes. De este modo, los problemas pueden ser atrapados antes de que surjan. Por ejemplo, si las reuniones con ciertos clientes duran menos/más tiempo de lo requerido, tal vez el representante de ventas necesite encontrar mejores formas de comunicarse con el cliente para cerrar el trato.

Para asegurarse de que un representante de ventas ha realizado el trabajo de manera correcta y completa, le recomendamos que utilice adicionalmente una herramienta de confirmación fotográfica llamada «Check-in».

#3 Expanda el mercado visitando a los nuevos clientes

El uso del servicio telemático les permite a los supervisores verificar qué tan efectivamente se realizan las visitas a los nuevos prospectos en el territorio asignado. Para hacerlo, basta con agregar los prospectos no visitados anteriormente y monitorear como se realizan las visitas utilizando el reporte «Visitas a los PDIs».

#4 Organice el reembolso de los gastos de combustible de los empleados

Deducir el gasto en gasolina y diésel es una forma de ahorrar en el presupuesto para la operación de una flotilla, pero no todas las empresas saben cómo hacerlo. Tradicionalmente, en las pequeñas y medianas empresas los representantes de ventas usan sus vehículos personales para realizar visitas comerciales a los clientes. Esto significa que el reembolso por el combustible y por la depreciación se calcula en función de la distancia recorrida. Con los reportes tradicionales, el error humano puede ocurrir, o se pueden reclamar viajes personales como parte del viaje de trabajo sin alguna forma de verificarlo.

La implementación de la telemática permite a los gestores automatizar y agilizar gestón de los reembolsos. Basándose en los datos fiables sobre la distancia recorrida, se puede deducir cuánto combustible se usó y cuánto reembolsar al representante de ventas. Como resultado, los jefes de la compañía ya no tienen que preocuparse por pagar extra a los empleados de campo.

Para poder controlar el kilometraje recorrido dentro de cada área, le recomendamos trazar unos territorios en el mapa usando la herramienta de geocercas.

Al dirigirse al reporte de “Visitas a Geocercas”, el supervisor podrá ver el kilometraje recorrido en cada área o un territorio en particular.

En resumen, la implementación de la telemática permitirá a las empresas de trade marketing gestionar y evaluar con precisión el rendimiento general de los representantes de ventas en función de las visitas a los clientes y prospectos, así como agilizar el procesamiento de datos. Como resultado, la compañía obtiene un mejor ROI con un mínimo esfuerzo.

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