La “era del móvil” está avanzando y cada vez son más las compañías que están haciendo el cambio al nuevo concepto de fuerza de trabajo móvil. Según los investigadores, más de dos tercios de las personas en el mundo trabajan fuera de la oficina al menos una vez por semana. Así mismo los smartphones y las tablets ya se han convertido en la principal herramienta de comunicación entre los equipos tanto en el terreno como en la oficina. Al implementar un servicio telemático para gestionar el trabajo de los representantes de ventas y otros empleados móviles, las compañías logran mejorar la productividad y la participación de los empleados en terreno, dando como resultado unos clientes más satisfechos y un mayor retorno de inversión (ROI).

Sin embargo, a pesar de todos los beneficios, muchos propietarios de negocios aún temen introducir la telemática en sus procesos empresariales. Según lo hemos descubierto conversando con algunos de ellos, ya que parten de algunos supuestos equivocados, por falta de conocimiento sobre el software como un producto. Así como algunos mitos equivocados arraigados profundamente en las mentes de los líderes de la empresa.

Dejemos estos mitos a los antiguos griegos y aclaremos la situación. En el artículo de hoy, desmitificaremos las suposiciones erróneas más comunes sobre la introducción de un software de gestión de la fuerza de trabajo móvil en las empresas de FMCG (fast moving consumer goods) y de trade marketing.

Mito №1. El Rey Midas y su toque de oro, o «¡es demasiado caro!»

Bueno, probablemente la razón más común para no implementar un servicio de gestión de la fuerza de trabajo móvil sonaría como: «esto me costará miles de dólares implementarlo«. Por lo general, tales opiniones surgen principalmente de la experiencia negativa y de los prejuicios sobre el alto costo de los productos de TI en general.

Por ejemplo, una vez el propietario de una empresa de FMCG recibió una oferta para implementar un servicio de manejo de la fuerza de trabajo móvil, que venía con un precio de seis cifras y unos costos recurrentes incalculables. En aquel entonces se decidió abandonar esa idea. Al recibir una oferta similar una vez más, el propietario de la compañía recuerda de inmediato la experiencia negativa previa y exclama su veredicto: «¡es demasiado caro!», sin tan siquiera haber analizado la situación.

¿Le suena familiar? Vamos a ver exactamente qué costos asustan a las empresas e impiden tomar la decisión final. En la mayoría de los casos, las empresas con las que hemos hablado citan dos partidas de gastos principales:

La primera partida es la compra de una licencia de software. De hecho, esto puede llegar a ser el mayor agujero en el presupuesto de una empresa. ¿Por qué? Porque además de comprar una licencia de software, va a haber otros costos relacionados con la compra o el alquiler de un servidor físico, así como el pago de las claves de acceso a los mapas electrónicos, geocodificadores y otros servicios de información geográfica (SIG). Como regla general, los vendedores de software intentan justificar los altos costos de la licencia con ahorros posteriores en pagos de suscripción y protección de datos. Sin embargo, se va acumulando una suma importante y al final no está del todo claro cuánto se va a pagar por el servicio.

La segunda partida se trata de desembolsar el dinero para el hardware. Comprar rastreadores GPS personales para cada trabajador en terreno requiere una verdadera «bendición del Toque de Oro«, como le sucedía al Rey Midas. Por ejemplo, un rastreador puede costar alrededor de 200 $ (y esto sin contar los gastos de envió). Esto, sin duda, puede ser visto como una inversión de una sola vez, pero si multiplicamos esta cantidad por el número total de empleados sobre el terreno, el servicio le costará como si lo hubiera tocado el Rey Midas.

Mito desacreditado: hoy en día, las empresas que utilizan un software de gestión de la fuerza de trabajo móvil basado en la nube, ya no necesitan comprar sus propios servidores internos ni pagar por las licencias costosas. En caso de elegir una nube, las empresas reciben un servicio out-of-the-box con mínimos gastos: solo una tarifa de suscripción regular para acceder al software. Es decir, no se necesita obtener otras funciones no relevantes y lidiar con los costos ocultos. Además, la seguridad del servicio basado en la nube seguramente será mayor de la que una organización no especializada puede proporcionar.

En cuanto al hardware, aquí los gastos pueden ser reducidos a cero. En el mundo de hoy, es raro encontrar una persona que no tenga un smartphone, tablet u otro dispositivo móvil. Los fabricantes y los proveedores de servicios varían, pero todos tenemos un dispositivo móvil, ¿verdad? Para evitar pagar extra, las empresas pueden convertir los celulares que los trabajadores usan día a día en los rastreadores GPS personales. El empleado remoto solo necesita descargar la aplicación móvil gratuita “X-GPS Tracker” en GooglePlay o AppStore e instalarla en su dispositivo móvil. Como resultado, todos los representantes de ventas están equipados con la herramienta de rastreo personal, mientras que la compañía no ha gastado un centavo.

Esto significa que tanto las pequeñas y medianas empresas como las grandes corporaciones con cientos y miles de empleados móviles, pueden permitirse un servicio basado en la nube de gestión de la fuerza de trabajo móvil y gozar de los beneficios de inmediato.

Mito №2. Limpiar los establos de Augías, o «es difícil de implementar»

Administrando de veinte a treinta empleados móviles, los supervisores y los jefes de las empresas de distribución FMCG abandonan la adopción de nuevas tecnologías hasta «algún día«. Y esto es perfectamente comprensible, porque a veces no les da suficiente tiempo para una simple conversación con un empleado, sin mencionar la implementación y el mantenimiento de un nuevo sistema… Lo que inmediatamente viene a la mente es un equipo hercúleo de TI, servidores caros y otra infraestructura sofisticada demás.

Mito desacreditado: para un supervisor registrarse en un servicio basado en la nube lleva solo unos pocos minutos. Inmediatamente después de esto, un representante de ventas recibirá un enlace de invitación en su smartphone para instalar la aplicación móvil X-GPS Tracker. Un clic en el enlace — y el empleado remoto está conectado y listo para trabajar con el servicio en línea. Mientras tanto, los supervisores pueden comenzar a monitorear el desempeño del trabajador en el terreno y enviar algunos cambios en línea.

Mito №3. El largo viaje de Odiseo, o «esto va a tardar mucho»

Como dice la leyenda, Odiseo tardó diez años en regresar a su casa, mientras que la adopción de un nuevo servicio de gestión de la fuerza de trabajo móvil puede hacer esperar hasta el fin del mundo. A veces, dada una experiencia negativa con un notorio largo tiempo de implementación de un ERP u otro sistema, muchas compañías temen involucrar a terceros especialistas en TI para la configuración y el mantenimiento. Pero eso también es entendible, porque ningún gestor está dispuesto a escribir una larga y tediosa especificación de requisitos de software (SRS). Ni dando acceso a la infraestructura de la información privada de su empresa, ni pasando por otros procedimientos que requieren de mucho tiempo y paciencia.

Mito desacreditado: en realidad, la implementación de un software de gestión de la fuerza de trabajo móvil requiere solo de una persona. Incluso si el empleado no es tan experto en tecnología o, si un supervisor puede comenzar sin necesidad de solicitar ninguna bendición de los dioses de TI 😉

Lo mismo se aplica a la configuración inicial de los celulares de los empleados. La aplicación móvil “X-GPS Tracker” nativa viene con las guías, paso a paso, dentro de sí misma para ajustar las configuraciones del smartphone según el sistema operativo. Las instrucciones son «inteligentes», es decir, los textos cambian según el fabricante del hardware utilizado por cada empleado móvil. Por ejemplo, un representante de ventas con un celular Samsung aprenderá cómo configurar su teléfono Samsung, mientras que el propietario del iPhone conocerá todos los particularidades de configurar su dispositivo.

Mito №4. Como Diógenes en un barril, o «esto no es para nosotros»

Los jefes de las empresas de distribución a menudo se preguntan si un servicio de administración de la fuerza de trabajo móvil, puede combinar todos los procesos comerciales existentes de sus empresas. Lo que las empresas buscan hoy es una solución todo en uno que pueda conectar todas las cosas a la vez: un software que no requiera cambiar los procedimientos que funcionan bien; o usar un servicio determinado solo para tareas limitadas. Para eso se inventó la hoja de cálculo, ¿verdad?

Mito desacreditado: en realidad, el software puede adaptarse perfectamente a todas las necesidades empresariales e industriales, teniendo en cuenta los procesos internos dentro de cada empresa. Esta capacidad permite combinar herramientas y operaciones diarias en un solo servicio: desde mantener una base de datos de clientes, hasta recibir los resultados de una reunión de clientes inmediatamente después de su finalización. En este caso, incluso estas herramientas – como las de optimización y sugerencia de la ruta más óptima en el mapa, así como detección del medio en el que se mueve un empleado – no pasarán desapercibidos. Es importante resaltar que, esta selección del medio de transporte más adecuado, ayudará a reducir el consumo de batería y permitirá que un smartphone funcione todo el día con una sola carga.

Gracias a las integraciones con un CRM y otros servicios de TI populares, los resultados del rendimiento de los representantes de ventas pueden ser procesados fácilmente en el back office, en los departamentos de ventas, contabilidad, almacén y logística. Como resultado, la compañía combinará servicios dispares en un solo ecosistema e impulsará significativamente sus procesos operativos.

Conclusión

Los mitos son una ficción. Algunos estereotipos resaltan parcialmente verdades hace ocho o diez años, sin embargo, el progreso ha dado un paso adelante, y el umbral para usar la telemática como medio de administrar la fuerza de trabajo móvil ha sido derribado. Al introducir un servicio basado en la nube, las pequeñas y medianas empresas evitan desembolsar dinero para la compra e implementación de software. Ya no hace falta disponer de un gran presupuesto, habilidades de programación o experiencia en el desarrollo.

Además, dada la creciente necesidad de un sistema de gestión de la fuerza de trabajo móvil, el software ofrece una sólida ventaja en el mercado. Al implementarlo, las empresas harán que el proceso de administración del personal sobre el terreno sea más transparente, así mismo que los empleados móviles se volverán más disciplinados y orientados hacia el cliente.

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