Новая функция “Передача файлов”: мгновенно отправляйте фото, файлы и электронные подписи из полей в офис

Теперь полевые сотрудники могут быстро обмениваться рабочей информацией с коллегами в офисе. В системе мониторинга появилась возможность передавать фото, файлы и электронные подписи. Мерчендайзер, курьер, торговый представитель в несколько касаний могут отправить фото аккуратно разложенной продукции на прилавке, подпись клиента после получения заказа или договор в формате pdf.

Теперь давайте углубимся в детали: на примерах рассмотрим кому передача файлов необходима, как работает и как анализировать полученные данные. Поехали!

Кому передача файлов будет полезна

Примеров использования “передачи файлов” множество. Расскажем о самых популярных.

Курьерская доставка: почтовые службы, службы доставки интернет-магазинов, доставки клиенту: пицца, вода, стройматериалы. Курьер или водитель с планшета или телефона могут моментально отчитаться о выполнении задания или состоянии груза: отправить руководству фотографию товара, подпись клиента после получения заказа или приложить сопроводительные документы в электронном виде.

Сервисные службы: бытовой ремонт (сантехник, “муж на час”), замерщики окон, обслуживание банкоматов, POS-терминалов, сигнализаций. Монтажник пластиковых окон может отправить в офис фото с подтверждением качества выполненной работы. Сантехник изображением может показать почему выполнение работ было невозможным.

Оптовая торговля: торговые представители, мерчендайзеры. Мерчандайзер может прикреплять к заданию фото выкладки товара, a торговый представитель договоры или заявки в виде файлов. Также возможно принять заказ у клиента в виде XLS-файла и также переслать его супервайзеру и руководителю для рассмотрения.

Таким образом, функция “Передача файлов” позволяет:

• Сотрудникам в полях тратить меньше времени и сил на бумажную отчетность. Заполнить лист о выполненной работе и прикрепить необходимые документы можно в несколько касаний с телефона или планшета.
• Моментально отправлять информацию руководству и коллегам в офисе. Компания сможет увеличить количество успешно выполненных задач, избежать нарушений со стороны сотрудников и быстро решить спорные моменты на месте.
• Супервайзеру и оператору быстро реагировать на внештатные ситуации, изменять маршруты и графики работ.
• Руководству оценить проделанную работу за любой период времени. Вся информация по каждому заданию хранится в системе. Достаточно выбрать нужную дату.

Как работает?

Руководитель или супервайзер создает в системе мониторинга задания мобильному сотруднику на день, неделю, месяц и т.д. Помимо подробного описания задачи, супервайзер добавляет анкету–опросник для отчетности, так называемую форму. Про функциональность форм мы подробно писали ранее. Во время или после выполнения задания, сотрудник с телефона или планшета заполняет требуемые формы, а также прикрепляет изображения, файлы или электронные подписи.

Изображения. Создание формы – очень гибкий инструмент. Поэтому изображение – это один из составных модулей, который можно легко поставить в любое место электронного документа. Например, вставим изображения в конце, где от сотрудника требуется прикрепить фотографии начала и конца работ.

При создании формы можно задать допустимое количество прикрепленных изображений. Минимум одну, шесть фотографий в ряд, а рядов можно сделать сколько угодно.

Когда сотрудник со смартфона прикрепляет изображения к форме, это выглядит вот так:

Файлы. Создадим форму к заданию торгового представителя, где попросим его прикреплять накладные и договор после посещения каждого клиента.

Торговый представитель сможет прикрепить файлы к форме таким образом:

Электронные подписи. Создадим для курьера форму, где таким же способом поставим обязательный модуль с подписью клиента.

После передачи посылки, курьер протягивает получателю планшет/смартфон и просит расписаться. Клиент пальцем на экране мобильного устройства ставит свою подпись.

Получаем и анализируем данные “из полей”

Чтобы проанализировать результаты, руководителю достаточно выбрать нужную форму и посмотреть ее заполнения. Например, найдем изображения прикрепленные конкретным сотрудником:

Или файлы:

Еще один инструмент анализа – статистический отчет по заполненным формам. В нем можно посмотреть общее количество прикрепленных изображений, файлов или подписей.

Также всю информацию о заполненной форме можно получать на email или по SMS. Если к форме прикреплены фотографии или подписи, их можно скачать и просмотреть в pdf-формате.

Передавайте файлы для повышения продуктивности

Новая функция автоматизирует рабочие процессы и повышает ежедневную продуктивность каждого звена компании, будь то выездной сотрудник, супервайзер, оператор или руководитель.

Дополнение позволяет собирать множество данных о работе с клиентами, мгновенно передавать их коллегам и анализировать, благодаря наглядному и понятному интерфейсу. Эти три этапа протекают очень быстро: никакой бумажной волокиты, недопониманий с клиентами и коллегами. Все споры, запросы и форс-мажоры фиксируются и решаются в тот же день.

Более того, помимо четкой постановки задач и получения обширной информации о каждом задании, компания получает достоверные сведения о GPS-местонахождении сотрудника, контроль своевременности и продолжительности визита, учет пробега и расхода топлива. В целом ваши клиенты получат, пожалуй, лучшую систему для управления мобильным персоналом.

Хотите ознакомиться с остальными возможностями системы? Узнайте больше!