Если ваши пользователи — компании, которые держат в штате “полевой” персонал: мерчандайзеров, курьеров, торговых представителей и т.д. — новая функция как раз для них.

Выполняя поручения, сотрудники “в поле” получают важную информацию, которую обычно следует сохранить и передать в офис – для дальнейшего использования в работе или в качестве отчетности. Торговый представитель после посещения точки заполняет отчет о наличии продукции, прописывает “дозаказ” с комментариями. Мерчендайзер фиксирует чистоту и порядок на прилавке. Доставщик воды записывает когда и сколько бутылей привезти клиенту в следующий раз. Список можно продолжить разными профессиями, но общее у них то, что данные анкетного характера должны поступить в офис, к коллегам или руководителю – в полном объеме и оперативно.

Так вот новая функция системы позволяет полевому сотруднику со смартфона или планшета быстро пересылать любые сведения в офис начальнику или коллегам.

Давайте разберем, как это работает.

Создаем формы под конкретные задачи

Если говорить проще, электронная форма — это анкета или опросник. Изначально такой “опросник” для работника должен составить руководитель или супервайзер. Сделать это очень удобно с помощью конструктора форм в системе Navixy. Уже дан готовый список блоков для анкеты: текстовые поля, списки выбора, рейтинги. Быстро составляем из блоков нужную структуру опросника, вписываем заголовки, показатели — форма готова.

Возможно создать неограниченное количество форм для каждого сотрудника — одну для мерчендайзера, другую для курьера, третью для торгового представителя. Также возможно создавать разные формы для категорийных менеджеров.

Если полей в анкетке накапливается много, то для удобства работника вы можете разбить их на несколько страниц. Отдельные поля формы можно сделать опциональными, то есть, необязательными для заполнения.

Сотрудник может заполнить форму в несколько касаний

Как это работает на стороне сотрудника? Например, торговый представитель с планшета или смартфона открывает мобильное приложение X-GPS.Трекер. Видит свое текущее задание и приложенную к нему форму. Сотрудник заполняет опросник “с лету”. Дизайн специально разрабатывался для максимального удобства заполнения.

Форма заполнена, осталось коснуться кнопки “Отправить”. Данные в офисе.

Общие отчеты и подробные сведения по каждой форме

Все заполненные формы сохраняются в системе и вернуться к ним можно в любое время. Руководитель может создать общий отчет по заполненным формам или же изучить каждую анкету отдельно. Общий отчет по заполнению форм — это таблица с общими показателями за период для стратегического анализа. Разберем конкретный пример. Доставщик питьевой воды Николай с 1 по 31 августа после посещения каждого клиента указывал в анкете сколько литров воды нужно привезти в следующий раз — 5, 10, 19 л. Руководитель под конец месяца заходит в систему мониторинга. Выбирает сотрудника Николая, указывает период “с 1 по 31 августа“ и смотрит общий объем заказанной воды на следующий месяц.

Второй способ оценить результаты — посмотреть подробные сведения по каждой анкете. Руководитель может списком изучить каждую заполненную форму конкретного сотрудника. Другими словами, быстро получить нужные сведения, не перебирая кипу бумажек.

Отчеты можно распечатывать, сохранять в PDF и выгружать в Excel. Для многих будет также удобна функция отправки отчетов по расписанию на e-mail – для дальнейшей обработки данных операторами или для регулярного анализа руководителем.

Используйте формы для повышения продуктивности

С помощью новых «Форм к заданиям» ваши пользователи смогут обеспечить полноту собираемых сведений и поднять скорость их обработки. Сотрудникам компаний будет проще коммуницировать и передавать данные, вырастет скорость работы и качество обслуживания клиентов.

Создавая подходящие для сотрудников формы, руководители не только автоматизируют типовые процессы, оградят сотрудников от бумажной отчетности, но и смогут легко выгружать собранные данные для анализа в целях развития бизнеса.

Добавьте сюда достоверные сведения о GPS-местонахождении сотрудника, контроль своевременности и продолжительности визита, учет пробега и расхода топлива – ваши клиенты получат лучшую систему для управления мобильным персоналом.

Если вы еще не познакомились с остальными возможностями платформы — узнайте больше.