Gestión de logística y servicios en campo con tecnología GPS

La gestión de logística y servicios en campo requiere de tecnología que brinde seguimiento, mejore los procesos, productividad y atención al cliente y reduzca costos e integre todas las variables que hagan más eficiente la operación.

Para una empresa mexicana dedicada a la refinación, comercialización y distribución de productos derivados de petróleo, que además es proveedor de cemento de asfalto líquido y brinda servicios de aplicación de este producto, la logística en campo es crítica para su negocio. Cuentan con más de 10 plantas de producción en México y toda la distribución de su producto es tercerizada a más de 20 empresas de transporte, con una flotilla de aproximadamente 300 tractocamiones. Su principal reto es tener un modelo de gestión de distribución eficiente.

Desafío: Exactitud en tiempo y forma con procesos manuales

Muchos de los SLAs de esta empresa están basados en los tiempos de entrega debido a que su producto es clave en los procesos de construcción. Además, este producto tiene requerimientos particulares para su preparación y entrega ya que debe contar con cierta consistencia y cierta temperatura. La sincronización de todo el proceso para que el producto llegue a la fecha y hora prometida es crítica para sus clientes y para el éxito de su negocio.

Para ellos era necesario saber qué unidades de sus transportistas están disponibles en el momento y qué tiempos se necesita para preparar el producto, cargarlo a la unidad y transportarlo al lugar donde está el cliente y entregarlo en tiempo y forma.

Para saber la disponibilidad de las unidades de transporte, tenían un proceso manual:

1. En un grupo en WhatsApp donde avisaban a sus proveedores de transporte qué viaje necesitaban hacer y allí los transportistas brindaban la disponibilidad de sus tractocamiones
2. El criterio para seleccionar el proveedor era que el primer transportista que llegaba a las instalaciones y se anotaba en lista de espera es el primer transportista al cual se asignaban los pedidos. Estas “filas” se llevaban totalmente a mano en un cuaderno.
3. La bitácora de pedidos también se llevaba a cabo de manera manual.
4. Además en el momento de llegada de la unidad, al no ser posible verificar con anticipación las condiciones del tractocamión, resultaba que este no estaba apto para transportar el producto por todas las normas que tiene que cumplir. Eso retrasaba el proceso ya que se tenía que asignar el pedido al siguiente camión a otro transportista, confirmar que podían recibir el pedido, pasar este camión al área de carga etc. Este proceso de reasignación tomaba varias horas y se retrasaba el producto que ya estaba preparado para salir a la construcción.

A este proceso había que tomar en cuenta que debía replicarse en más de 10 plantas con más de 20 proveedores transportistas, lo que ocupaba muchos recursos administrativos.

Solución: gestión de logística y servicios en campo con tecnología GPS

Inroute, socio de Navixy, ya brindaba servicios de rastreo por GPS de tractocamiones a la empresa de asfaltos. Cuando se enteraron que Inroute también ofrecía integración de sistemas y desarrollo de soluciones personalizadas, les presentaron la necesidad de optimizar sus operaciones y empezaron a trabajar en la solución para sacar el mayor provecho a la tecnología GPS. Aquí fue donde Inroute sugirió el módulo de servicios en campo de Navixy como posible solución y empezaron a desarrollar el proyecto.

Implementación

Algunos transportistas ya contaban con sus propias soluciones de rastreo GPS y no deseaban cambiarlos. Por medio de la API de Navixy, Inroute fue capaz de extraer los datos de estos dispositivos conectados a otras plataformas de rastreo GPS y establecer el orden real de ingreso de las unidades a la planta.

Al mismo tiempo, para organizar y asignar los pedidos de los clientes a cada transportista, propusieron usar la funcionalidad de Servicio de Campo de Navixy.

El proceso de gestión de logística y servicios en campo se planteó de la siguiente manera:

1. La unidad de transporte llega a la planta y a través de la API y la posición GPS se registra automáticamente su llegada para ponerla en la fila de despacho de pedidos.

1. Al entrar a la planta, los choferes tienen que llenar el formulario desde la aplicación X-GPS Tracker para hacer el check list de su tractocamión y confirmar que está en condiciones de salir a la ruta, como confirmar el estado de la válvula del tanque, etc.

1. Estos formularios van a la bitácora desarrollada por Inroute y el cliente lo puede verificar en cualquier momento.

1. Por otro lado, los pedidos que llegan al sistema del cliente se reflejan en el sistema desarrollado por Inroute y se puede ver cuales pedidos ya están asignados, cuáles todavía esperan la asignación, que tanto producto se necesita despachar, a quien se le va a facturar etc.

1. Una vez que se recibe un nuevo pedido, el cliente puede elegir el camión más adecuado para su entrega dependiendo si el camión ya está en el patio o si está fuera del patio pero ya en camino a la planta.

1. Ya que la unidad está elegida, se le manda un email al transportista que lo avisa de la nueva ruta asignada y se manda la tarea con varios formularios a la app X-GPS Tracker al conductor de tractocamión.

1. Una vez que el conductor completa el pedido, en la plataforma de Inroute se puede ver el estado, el cumplimiento de cada etapa del pedido que se recibe desde Navixy en la sección de Tareas, y los formularios llenados por el conductor en cada etapa de la entrega

Resultados

Integración de información: 1 solo software en lugar de 3 aplicaciones diferentes

La solución de gestión de logística y servicios en campo implementada permitió integrar toda la información que se administraba manualmente y en silos en un solo lugar:

• Ingreso de unidades a plantas
• Pedidos de clientes
• Asignación de pedidos
• Seguimiento de viajes
• Evidencia de recolección y entrega de producto

Mejora en cumplimiento y condiciones de entrega de productos: +30% de pedidos entregados a tiempo

A partir de establecer un tablero central de seguimiento, en el cual se mide en línea los tiempos de todo el proceso comparado contra el tiempo de entrega de entrega requeridos por el clientes, se logró una amplia mejora en el cumplimiento de tiempos y condiciones del producto, incluso con toma de evidencia digitalizada del proceso.

Recursos de Coordinacion: 23% menos tiempo en gestión de pedidos

Con esta solución optimizaron ampliamente los recursos de personal y tiempo que se requerían diariamente por cada planta para realizar la coordinación logística de entrega de productos, aumentando la capacidad de atención, así como mejorar la satisfacción del cliente.

Toma de decisiones: agilidad y eficiencia

La implementación del modelo de gestión logístico digitalizado permitió a la empresa mejorar radicalmente la toma de decisiones, ya que la información se encuentra disponible, actualizada y totalmente en línea, eliminando dependencia a personal, así como espera de procesamiento de información para poder conocer la situación y tomar decisiones.

Acerca de la empresa

Inroute es una empresa especializada en implementación de soluciones de telemetría vehicular con la especialidad muy fuerte en transporte de carga y transporte de pasajeros. Las principales capacidades de Inroute son: integración software y desarrollo de hardware. Con oficinas en Culiacán, Sinaloa en México, también cuentan con un centro de monitoreo 24-7.

Su servicio está orientado principalmente al mercado mexicano con la presencia comercial en las ciudades más grandes de la república. Hace poco empezaron a ofrecer soluciones de Navixy en América central.

Navixy ha sido una plataforma que tiene una amplitud importante en las funcionalidades. Está muy orientada a la separación de hardware y software lo que permite gran capacidad de integración de diferentes dispositivos. Por otro lado, la capacidad tecnológica tiene para hacer integraciones a través de API y el desarrollo hacia IoT. Navixy está muy cerca de convertirse en una plataforma de integración universal porque ya no están nada más orientados a un dispositivo GPS sino a una gran variedad de fabricantes

- Aarón García- Director Inroute