Estabelecer uma comunicação efetiva entre os funcionáriosexternos e o escritório central pode ser um verdadeiro desafio devido às particularidades deste modo de trabalho.Ou seja, durante o dia os funcionários em campo, seus supervisores e equipe de expedição trabalham distantes entre si e dificilmente se encontram. Para atuar de forma organizada e se manter em dia com o projeto, é imprescindível que cada membro da equipe receba informações de seus colegas de maneira adequada.

Com o objetivo de melhorar a interação e otimizar as operações do serviço de campo, adicionamos um novo módulo chamado “Mensagens”. Agora você pode oferecer aseus clientes a possibilidade de se comunicar de maneira rápida com cada funcionário externo, acompanhar as mensagens não lidas, e também enviar informações importantes e mudanças a um grupo de funcionários de uma só vez. Vejamos como funciona e quais benefícios pode trazer às empresas.

Chat direto: comunicação instantânea com o escritório

Ao acessar o chat direto, os funcionários externos e seus supervisores podem compartilhar rapidamente suas ideias e comentários, gerando assim uma cultura de comunicaçãoaberta. Sem dúvidas, o Chat será uma ferramenta de comunicação perfeita para todos os membros da equipe:

  • Funcionários externos trabalhando fora do escritório na maior parte do tempo. Os exemplos incluem representantes de vendas, engenheiros de serviços, técnicos, entregadores, ou até mesmo um funcionário que está a caminho de uma outra planta.
  • Gestores e administradores de back-office coordenando o desempenho dos funcionários de campo desde o escritório central. Pode ser um supervisor, administrador de frotas, ou equipes de atribuição de tarefas externas.

Ok, mas como funciona?

Ao se clicar na opção Chat, a equipe no escritório e o funcionário em campo trocarão mensagens. Qualquer uma das partes pode iniciar o chat. A única diferença seria o modo de contato: no escritório via web, e para o funcionário externo, nosso app X-GPS Tracker. Para iniciar o chat, o supervisor, em sua plataforma, clica no módulo Mensagens, na parte inferior à esquerda.

Já o funcionário externo utilizará a aba Chat no app X-GPS Tracker e iniciará o diálogo. Simples assim!

Como pudemos ver, nosso chat está perfeitamente adequado para trocar mensagens diretamente com um funcionário externo, bem como resolver pequenos problemas de comunicação entre os colegas. Com esta ferramenta, os funcionários e seus gestores poderãose livrar de ligações telefônicas, evitar os altos custos de SMS, e também não precisarão de uma série de apps de mensagens.

Por exemplo, enviando mensagens desde nosso chat, o supervisor informará ao seu funcionário sobre um novo cliente que deve ser visitado ou sobre mudanças de plano. Da mesma forma, o funcionário poderá esclarecer todos os detalhes sobre a próxima visita ao cliente: hora, endereço, pessoa de contato e o assunto a tratar.

Mensagens massivas: nova função para sincronizar equipes

O modo Envio Massivo de mensagens permite ao supervisor enviar a mesma mensagem, simultaneamente, a até 300 destinatários. Assim, por exemplo, um gestor pode notificar imediatamente aos entregadores sobre a decisão de tirar fotos das embalagens das mercadorias assim que tenha realizado a entrega ao cliente. A mensagem também pode incluir mudanças de horário, quedas de sistema, falhas de maquinários… enfim, qualquer evento que necessite uma reação imediata.

Os textos massivos somente podem ser enviados desde a nossa interface web. Para tal, o supervisor seleciona todos os destinatários e envia uma ou mais mensagens gerais a eles.

O funcionário em campo pode responder à mensagem diretamente na aba Chat do app X-GPS Tracker. O mais interessante é que o supervisor receberá a resposta como uma mensagem normal no chat direto, ao invés de ser incluído em um enorme grupo que rapidamente está fora de controle.

Desta forma, nem os funcionários nem os supervisores se sentirão perdidos em centenas de mensagens em um únicogrupo. Tudo fica perfeitamente ordenado!

Com o envio massivo de mensagens, os gestores não precisam gastar seu precioso tempo para enviar instruções separadamente a cada membro da equipe. Esta funcionalidade é ideal para empresas com filiais em diferentes partes do mundo e com equipes remotas.

Além disso, a ferramenta elimina o erro humano quando administra equipes externas. Ou seja, os lembretes de mensagens massivas garantem que cada membro da equipe comece a trabalhar com um planejamento claro de tarefas para aquele dia.

Mensagens: alterne rapidamente entre o Chat e o Envio Massivo

Nossa equipe de desenvolvedores fez todo o possível para ajudar seus clientes a apreciarem todo o design ergonômico e a intuitividade de nossa interface, tornando a
experiência do usuário em nossa aplicação simples, rápida e conveniente. Por este motivo, unimos todas as novas ferramentas em um só módulo de Mensagens.

Isto permitirá que os gestores se comuniquem com as equipes externas em tempo real, intercalando rapidamenteentre o chat e as mensagens massivas. Como resultado, as equipes internas e externas atuarão como uma equipe unida trabalhando em direção à mesma meta.

Gostaríamos de saber suas impressões e opiniões sobre nossas novas ferramentas e o que mais você gostaria que adicionemos no futuro para ajudar seus clientes a agilizar sua força de trabalho em campo. Deixe seu comentário abaixo ou nos envie um email em [email protected]. Aguardamos seu feedback!