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“Formularios y Tareas”. El personal en campo puede enviar datos directamente a la oficina.

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Timofey Temlyakov

Si Usted tiene usuarios que son empresas con “personal en campo” como repartidores, comerciantes, mensajeros, representantes de ventas, etcétera, le recomendamos considerar esta nueva característica creada específicamente para este tipo de trabajo. En el cumplimiento de las tareas del personal en campo, sus empleados reciben datos e información importante que deben recolectar y transferir a la oficina para posteriormente generar informes.

El representante de ventas, después de visitar los puntos de venta, llena un informe sobre la disponibilidad de productos y próximas ventas; el comerciante revisa la limpieza y anota el orden de los productos en el mostrador; el repartidor de agua toma nota sobre cuántos botellones debe llevar a sus clientes la próxima vez. La lista puede ser enorme para cada tipo de servicio. Sin embargo, lo que todos tienen en común, es que la información recolectada en los cuestionarios, debe llegar a la oficina con prontitud para ser compartida con sus colegas y al jefe.

Por lo tanto, la nueva característica del sistema permite a un “empleado movil”, enviar con rapidez cualquier información desde su smartphone o tablet a la oficina.

Veamos cómo funciona.

Primero, creamos formularios para tareas específicas

En términos más simples, un formulario electrónico es un cuestionario que el jefe o supervisor puede generar de manera sencilla. Para ello, en nuestra plataforma Navixy, hemos creado plantillas prediseñados con bloques especiales donde se pueden añadir campos de texto, casillas de selección, bloques con encabezados, indicadores y ¡Listo, nuestro formulario está terminado!

También, es posible crear un número ilimitado de formularios para cada empleado, vendedor, mensajero, representante de ventas, etc.

Si el diseño de su plantilla contiene varios campos, Usted puede dividirlos en distintas páginas para mayor comodidad de sus empleados, e incluso puede personalizar los campos para cada formulario.

El empleado puede llenar el formulario con tan solo unos clicks

¿Cómo funciona del lado de los empleados? El representante de ventas, por ejemplo, abre la App X-GPS Tracker desde una tableta o smartphone y localiza su tarea actual; posteriormente, llena el cuestionario “sobre la marcha” (El diseño de los formularios fue creado especialmente para facilitar al máximo este proceso).

Ahora el formulario está listo, solo queda dar un click y los datos estarán en la oficina.

Elaboración de informes generales y datos detallados para cada formulario

Todos los formularios completados se guardan en el sistema, y pueden ser consultados en cualquier momento. El supervisor puede crear un informe general de todos los formularios resueltos, o analizarlos por separado. El informe general es un cuadro con indicadores que Usted puede generar para algún análisis estratégico en cualquier periodo de tiempo. Analicemos un ejemplo concreto. Borja, es un repartidor de agua que, del 1 al 31 de agosto, visitó a todos sus clientes y anotó en su cuestionario la cantidad de litros que deberá entregar en su próxima visita. Al final del mes, el supervisor de la compañía entra al Sistema, elige el nombre de Borja, indica el período “del 1 al 31 de agosto”, y analiza el volumen total de agua entregada y ordenada para el mes próximo.

La segunda manera de evaluar resultados, es examinar los datos de cada cuestionario. El supervisor puede analizar cada formulario de cada empleado en una lista. En otras palabras, puede obtener rápidamente la información necesaria sin tener que pasar por ningún tipo de papeleo.

Los informes pueden imprimirse, guardarse en formato PDF o cargar en archivos Excel. Incluso, resulta conveniente recibir distintos informes de manera mensual vía e-mail, para su posterior procesamiento o análisis por parte del área administrativa, función que también puede programar con Navixy.

Use formularios para aumentar la productividad

Con la ayuda de la nueva característica “Lista de tareas”, sus usuarios podrán asegurar la integridad de la información recolectada y aumentar la velocidad de su procesamiento. También será más fácil comunicarse y transferir datos, incrementar la velocidad de trabajo y mejorar la calidad del servicio al cliente.

Al crear formularios adaptados para los empleados; los gerentes podrán automatizar procesos genéricos, liberar a los empleados del papeleo y descargar fácilmente datos recopilados para hacer análisis.

También puede obtener información sobre la ubicación exacta del empleado, tener control de la puntualidad y duración de la visita. Si utilizan vehículo, saber el consumo de combustible y kilometraje. En definitiva, sus clientes obtendrán el mejor sistema para la gestión de personal móvil.

¿Todavia no conoce Navixy? Descubra estas nuevas características.

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