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“Formularios en tareas”. El personal de campo puede enviar los datos desde campos directamente a la oficina.

Timofei Temlyakov

Si sus usuarios son empresas que tienen personal de “campo” en la plantilla: merchandisers, mensajeros, representantes de ventas, etc. considera la nueva característica creada específicamente para ellos. En cumplimiento de las tareas, los empleados en el “campo” reciben los datos importantes que, por lo general, se debe mantener y transferir a la oficina para utilizarlos posteriormente en el trabajo o como informe.

El representante de ventas después de visitar el punto llena el informe sobre la disponibilidad de los productos y prepara el “pedido pendiente” con comentarios. Merchandiser marca la limpieza y el orden de los productos en el mostrador. El proveedor de agua toma notas sobre cuándo y cuántas botellas debe llevar al cliente la próxima vez. La lista puede ser continuada por diferentes profesiones. Lo que todas tienen en común es que los datos en forma del cuestionario deben llegar a la oficina, a los colegas o al jefe – a tiempo y con prontitud.

Así que la nueva característica del sistema permite a un empleado sobre el terreno enviar con rapidez cualquier información desde smartphone o tablet directamente al jefe o los colegas.

Veamos cómo funciona esto.

Primero, creamos los formularios para las tareas específicas

En términos más simples, el formulario electrónico es un cuestionario. Inicialmente, el jefe o supervisor debe crear este “cuestionario” por el empleado. Como ayuda hay el diseñador de formularios en el Navixy sistema. La lista de bloques para el cuestionario ya está dada: campos de texto, las casillas de selección, el ránking. Componemos rápidamente la estructura deseada del cuestionario desde los bloques, añadimos los encabezados, indicadores y voilà — nuestro formulario está listo.

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Es posible crear un número ilimitado de formularios para cada empleado, uno para el vendedor, segundo para el mensajero y el tercero para el representante de ventas.

Si el formulario está lleno de los campos, puede dividirlos en distintas páginas por conveniencia del empleado. Los campos individuales del formulario pueden ser opcionales, es decir, se pueden dejar campos en blanco.

Un empleado puede llenar su formulario en unos clicks

¿Cómo funciona en el lado de los empleados? Por ejemplo, el representante de ventas abre la X-GPS Tracker aplicación móvil desde una tableta o smartphone y encuentra su tarea actual junto con la forma. El empleado llena el cuestionario “sobre la marcha”, es muy fácil (el diseño fue creado especialmente para facilitar al máximo el proceso).

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La forma está lista, solo queda un click y los datos están en la oficina.

Informes generales y los datos detallados de cada formulario

Todos los formularios rellenados se guardan en el sistema — puede volver a ellos en cualquier momento. El supervisor puede crear un informe general sobre todos los formularios rellenados o estudiar los cuestionarios por separado. El informe general sobre los formularios rellenados es un cuadro con indicadores generales durante el período para el análisis estratégico. Analicemos un ejemplo concreto. Borja, el repartidor de agua potable desde 1 al 31 de agosto después de visitar cada cliente anotó en el cuestionario cuántos litros de agua para traer la próxima vez – 5, 10, 19 litros. Al final del mes el supervisor entra en el sistema de monitoreo, elige el nombre Borja, indica el período “del 1 al 31 de agosto” y analiza el volumen total de agua ordenada para el próximo mes.

La segunda manera de evaluar los resultados es examinar los datos detallados de cado cuestionario. El supervisor puede examinar cada formulario de los empleados en particular en forma de una lista. En otras palabras, puede obtener rápidamente la información necesaria sin tener que pasar por un montón de papeleo.

Los informes pueden imprimirse, también los puede guardar en formato PDF y cargar en Excel. Para muchos, también será conveniente enviar los informes mensuales a e-mail para el posterior procesamiento por los operadores o para un análisis periódico realizado por parte del administrador.

Use formularios para aumentar la productividad

Con la ayuda de la nueva characteristica “formas en las tareas”, sus usuarios podrán asegurar la integridad de la información recogida y aumentar la velocidad de su procesamiento. También será más fácil comunicarse y transferir los datos, subirá la velocidad del trabajo y la calidad del servicio al cliente.

Al crear formularios adecuados para los empleados, los gerentes no sólo automatizan los procesos genéricos, protegen a los empleados del papeleo pero también podrán descargar fácilmente los datos recopilados para el análisis.

Añada aquí la información fiable sobre la ubicación GPS del empleado, el control de la puntualidad y duración de la visita, kilometraje contable y el consumo de combustible — sus clientes obtendrán la mejor sistema para la gestión de personal móvil.

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