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Nueva característica “Anexos”: envíe fotos, archivos y firmas electrónicas desde “campos” a la oficina

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Daria Yakovleva

A partir de ahora, los empleados móviles podrán enviar fotos, archivos y firmas electrónicas a la oficina. Con unos cuantos clics, un mensajero puede transferir la firma del cliente una vez realizada la entrega; el merchandiser puede enviar fotos de los artículos colocados en mostrador; el representante de ventas puede transferir un archivo pdf con un contrato firmado o la nueva orden del cliente.

¿A quién va dirigida ésta nueva característica? ¿Cómo analizar los datos recibidos? Para responder a estas preguntas consideremos algunos ejemplos para entender cómo funciona.

¿Quienes se benefician de la nueva característica?

Hay muchos casos en los que se pueden utilizar la característica “Anexos”. Veamos las más comunes.

Entrega de mensajería: Servicios postales, entrega a domicilio de alimentos y bebidas, envío de materiales de construcción, etc. Ahora, un mensajero o un conductor puede instantáneamente enviar a través de una tableta o smartphone, cualquier información sobre las tareas completadas o la condición de la carga o paquete de entrega. Los empleados pueden enviar fotos de los productos, firmas de los clientes o adjuntar documentos digitales de forma rápida y sencilla.

Servicios de mantenimiento: Técnicos profesionales en reparaciones del hogar, en mantenimiento ordinario de cajeros automáticos y terminales punto de venta y más. Los especialistas en ventanas pueden enviar fotografías para confirmar la calidad del trabajo realizado, o bien, algún plomero puede explicar por qué no pudo completar la tarea simplemente adjuntando una foto.

Comercio al por mayor: los repartidores y representantes de ventas pueden adjuntar fotos de los artículos colocados en mostrador, así como recibir archivos de contratos y pedidos en formato XLS, para después enviarlos al supervisor.

La nueva característica le permite:

  • Ahorrar tiempo y esfuerzo. Con unos cuantos clics, los empleados móviles podrán adjuntar todos los documentos necesarios a través de su smartphone o tableta, sin usar montañas de papel.
  • Transmitir instantáneamente información al supervisor o compañeros en la oficina. La nueva característica sirve para cumplir más tareas con éxito, evitar casos de incumplimiento por parte de los empleados y resolver controversias de forma inmediata.
  • Tomar medidas inmediatas. Los supervisores y operadores podrán reaccionar de inmediato ante situaciones extraordinarias, cambiar rutas y modificar jornadas de trabajo.
  • Evaluar el trabajo realizado en cualquier período de tiempo. Toda la información de cada tarea se encuentra almacenada en el sistema, basta con elegir la fecha correspondiente.

¿Como funciona?

Primero, el director o algún supervisor crea tareas para los empleados móviles a través de la plataforma Navixy; éstas pueden ser planificadas para determinado día, semana o mes. Después, el supervisor agrega un cuestionario o formulario (De click para saber más sobre los formularios y su funcionalidad) para que el empleado pueda completarlo y adjuntar archivos, firmas electrónicas y fotos directamente desde su smartphone o tableta, durante o después de haber completado la tarea.

El formulario es una herramienta muy flexible, por lo tanto, todas las fotos y otros componentes pueden ser colocados en cualquier parte del formulario. Por ejemplo, los supervisores pueden colocar los campos de “Imagen” en la parte inferior del documento electrónico, para que los empleados adjunten las fotografías tomadas desde el inicio hasta el final de la tarea.

Imágenes. Al crear un formulario, un supervisor puede establecer la cantidad de fotos permitidas, con al menos una foto en fila. El número de filas no está limitado, así que puede crear tantas como sean necesarias.

En la imagen de abajo, puede observar cómo un supervisor puede adjuntar imágenes a un formulario.

Archivos. En el siguiente ejemplo, vamos a crear un formulario para un representante de ventas y pedirle que adjunte las facturas y el contrato después de haber visitado a cada cliente.

Así es como el representante de ventas puede adjuntar fácilmente los archivos necesarios al formulario.

Firmas electrónicas. Creamos un formulario para un mensajero y colocamos “Firma” como un campo obligatorio.

Una vez realizada la entrega, el mensajero pide al cliente que firme con su dedo sobre la pantalla de su tableta y listo, la entrega está completada.

Recepción y análisis de resultados

Ahora el jefe o el supervisor puede analizar los resultados eligiendo algún formulario y ver su contenido. Por ejemplo, ver imágenes adjuntas en el formulario de algún empleado.

O archivos:

El informe “Valor de la forma” es otra herramienta que puede usar para analizar datos de los formularios completados. Allí encontrará el número total de fotos, archivos y firmas adjuntados.

Toda la información, fotos y firmas de cualquier formulario podrá recibirla en su correo electrónico en formato PDF o smartphone en forma de mensaje de texto.

Transferencia de archivos para aumentar la productividad de la empresa

La nueva característica ayudará a facilitar el trabajo y aumentar la productividad de cada miembro de la compañía, ya sea empleado móvil, supervisor, operador o jefe.

Ahora es posible recopilar y enviar instantáneamente información de todos sus clientes a sus colegas, para posteriormente analizarlos. Ahora puede realizar todas estas actividades desde nuestra plataforma, y olvídese del papeleo y controversias con clientes o colegas. Reaccione inmediatamente a las disputas y situaciones de fuerza mayor.

Además de las tareas e informes, los supervisores podrán recibir datos confiables sobre la ubicación de los empleados y saber la puntualidad y duración de cada visita; así como el kilometraje y consumo de combustible del uso de vehículos. Por lo tanto, sus clientes obtendrán una plataforma completa para supervisar las actividades de los empleados móviles.

Para obtener más información sobre otras caracteristicas de Navixy pulse aquí.

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