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Nueva característica “Anexos”: envíe fotos, archivos y firmas electrónicas desde “campos” a la oficina

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Daria Yakovleva

Desde ahora los empleados móviles pueden enviar fotos, archivos y firmas electrónicas a sus compañeros que están en la oficina. En unos pocos clics, un mensajero puede transferir la firma del cliente una vez realizada la entrega, un merchandiser puede enviar fotos de los artículos colocados debidamente en un mostrador, un representante de ventas puede transferir un archivo pdf con un contrato firmado o la orden del cliente.

¿A quién se dirige “Anexos”?, ¿Cómo analizar los datos recibidos? Para responder a estas preguntas, consideremos algunos ejemplos y veamos cómo funciona.

¿Quién se beneficia de la característica?

Hay muchos casos en los que se pueden utilizar la característica “Anexos”. Veamos los más comunes.

Entrega de mensajería: servicios postales, entrega online/a domicilio: pizza, agua y materiales de construcción. Por ejemplo, un mensajero o un conductor puede instantáneamente enviar información sobre las tareas completadas o informar sobre la condición del paquete o la carga. Por lo tanto, los empleados pueden enviar fotos de los productos, las firmas de los clientes o adjuntar otros documentos en la versión digital. Es un proceso rápido y sencillo: los empleados pueden enviar información directamente al jefe a través de sus smartphones o tabletas.

Servicios de mantenimiento: reparaciones del hogar (plomero, “marido por horas”), mantenimiento ordinario (cajeros automáticos, TPV o terminales punto de venta, alarmas). Por ejemplo, un especialista en ventanas puede enviar una foto para confirmar la calidad del trabajo realizado. Un plomero puede explicar por qué no pudo completar la tarea simplemente adjuntando una foto.

Comercio al por mayor: representantes de ventas, comerciantes. Un exhibidor puede adjuntar fotos de los artículos colocados debidamente en un mostrador, así como los contratos y los pedidos en forma de archivos. Los representantes de ventas pueden recibir los pedidos de los clientes en el formato de XLS y después enviarlos al supervisor.

La característica “Anexos” le permite a:

  • Ahorrar tiempo y esfuerzo reduciendo papeleo. Con unos pocos clics, los empleados móviles pueden adjuntar todos los documentos necesarios a través de su smartphone o tableta.
  • Transmitir instantáneamente la información al supervisor o compañeros mientras están fuera de la oficina. Por lo tanto, la nueva característica servirá para conseguir cumplir más tareas con exito, así como evitar los casos de violaciones por parte de los empleados y resolver controversias inmediatamente.
  • Tomar medidas inmediatas: los supervisores y operadores podrán reaccionar de inmediato a las situaciones extraordinarias: cambiar rutas y jornadas de trabajo.
  • Evaluar el trabajo realizado por cualquier período de tiempo. Toda la información de cada tarea se encuentra guardada en el almacenamiento del sistema. Basta con elegir la fecha correspondiente.

¿Como funciona?

Primero, un director o un supervisor crea tareas para los empleados móviles en el sistema de monitoreo. Se pueden planificar tareas para un día, una semana, un mes, etc. Después de escribir una descripción para la tarea, el supervisor agrega un cuestionario, el así llamado formulario. Puede leer más sobre los formularios y su funcionalidad en uno de nuestros artículos anteriores.  Luego, un empleado completa los formularios requeridos y adjunta fotos, archivos y firmas electrónicas directamente desde su smartphone o tableta, durante o después de haber completado la tarea.

Imagen. El formulario es una herramienta flexible. Por lo tanto, los fotos asi como otros componentes pueden arrastrarse a cualquier lugar del formulario. Por ejemplo, los supervisores pueden colocar los campos de “Imagen” en la parte inferior del documento electrónico para que los empleados adjunten fotos de los puntos de inicio y finalización de la tarea.

Al crear un formulario, un supervisor puede establecer la cantidad de fotos permitidas. Debería haber al menos una imagen, 6 fotos en fila. El número de filas no está limitado, así que crea tantas como necesites.

Mire la imagen gif de abajo para ver cómo un supervisor puede adjuntar imágenes a un formulario.

Archivos. Vamos a crear un formulario para un representante de ventas y pedirle que adjunte las facturas y el contrato después de haber visitado a cada cliente.

Así es como un representante de ventas puede adjuntar fácilmente los archivos necesarios al formulario.

Firmas electrónicas. Creamos un formulario para un mensajero y establecemos “Firma” como un campo obligatorio.

Una vez entregado el paquete el mensajero pide al cliente que firme con su dedo sobre la pantalla de su tableta y ya esta.

Ahora puede recibir y analizar datos desde “campos”

Para analizar resultados el jefe o supervisor puede elegir el formulario necesario y ver su contenido. Por ejemplo, encontremos imagenes adjuntas por un empleado.

O archivos:

El informe “Valor de la forma” es otra herramienta que puede usar para analizar datos de los formularios completados. Allí encontrarás el número total de fotos, archivos y firmas adjuntos.

Toda la información del formulario completado puede enviarse a su correo electrónico o smartphone en forma de mensaje de texto.También puede ver fotos o firmas adjuntos en formato PDF.

Transfiere archivos para aumentar la productividad de la empresa

La nueva característica ayudará a facilitar el trabajo y aumentar la productividad de cado miembro de la compañía: sea empleado movil, supervisor, operador o jefe.

Ahora es posible recopilar diversos datos desde clientes, enviarlos instantáneamente a colegas y analizarlos posteriormente. Todos los 3 pasos se pueden realizar desde la interfaz intuitiva: olvídese del papeleo y controversias con clientes o colegas. Reaccione inmediatamente a las disputas y situaciones de fuerza mayor.

Además de las tareas claramente definidas e informes detallados los supervisores también recibirán datos confiables sobre la ubicación GPS de los empleados y podrán controlar la puntualidad y duración de la visita, así como el kilometraje y el consumo de combustible. Por lo tanto, sus clientes obtendrán el sistema más completo para controlar a los empleados móviles.

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