Tugas

Sebuah Lokasi dalam Navixy mengacu pada penugasan atau pekerjaan tertentu yang harus diselesaikan oleh seorang karyawan atau pekerja lapangan. Ini mencakup instruksi terperinci tentang apa yang harus dilakukan, di mana harus dilakukan, dan dalam jangka waktu berapa. Tugas dapat berkisar dari penugasan satu kali yang sederhana seperti mengirimkan paket ke satu lokasi, hingga operasi yang lebih kompleks seperti mengunjungi beberapa titik pemeriksaan sepanjang rute untuk melakukan inspeksi, instalasi, atau layanan lainnya.

Tugas sangat penting untuk mengelola dan mengoordinasikan operasi lapangan, memastikan bahwa karyawan memahami tanggung jawab mereka, serta memungkinkan manajer memantau kemajuan, mengoptimalkan rute, dan memastikan semua pekerjaan diselesaikan secara efisien.

Cara membuat tugas

1. Arahkan ke Tugas tab di Field service modul

2. Klik tombol “+” tombol untuk memulai proses pembuatan tugas baru.

3. Tentukan nama tugas: Masukkan nama tugas yang deskriptif yang membantu mengidentifikasi tujuan tugas. Ini bisa berupa nama pelanggan atau deskripsi singkat tugas, seperti "Install Equipment" atau "Inspect Communications."

4. Tentukan alamat tugas: Masukkan alamat tugas secara manual, pilih titik pada peta, atau gunakan koordinat geografis. Ini akan menentukan lokasi utama untuk tugas tunggal atau titik pemeriksaan pertama untuk tugas rute.

5. Atur waktu tugas: Tentukan rentang tanggal dan waktu di mana karyawan harus menyelesaikan tugas. Ini memastikan bahwa tugas diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan.

6. Tambahkan Checkpoints untuk tugas Rute: Untuk membuat tugas rute, klik “Add New Checkpoint” setelah menetapkan lokasi awal. Setiap checkpoint mewakili pemberhentian tambahan sepanjang rute, dan akan terhubung secara otomatis dalam urutan. Karyawan harus menyelesaikan checkpoint ini dalam urutan yang ditentukan.

7. Tetapkan tugas kepada Karyawan: Pilih karyawan yang akan bertanggung jawab atas tugas. Jika diperlukan, Anda dapat menetapkan tugas nanti menggunakan daftar tugas atau memanfaatkan alat tambahan yang disediakan di antarmuka untuk memudahkan penetapan.

8. Detail tugas tambahan:

   1. Deskripsi tugas: Berikan detail tambahan yang mungkin berguna bagi karyawan, seperti informasi kontak atau instruksi khusus.

   2. Formulir: Pilih formulir yang harus diisi karyawan saat melaksanakan tugas. Formulir dapat diisi langsung dalam aplikasi X-GPS Tracker.

   3. Tag: Tambahkan tag relevan ke tugas untuk memudahkan pencarian dan pengkategorian di kemudian hari.

   4. ID Pesanan: Tetapkan ID pesanan yang dapat digunakan klien untuk melacak status tugas melalui fitur “Courier on the Map”.

9. Klik “Save” untuk menyelesaikan dan mengirim tugas ke perangkat seluler karyawan.

Tugas Tunggal dan Rute

• Tugas Tunggal: Ini adalah tugas yang sederhana di mana karyawan mengunjungi satu lokasi untuk melaksanakan tugas yang ditugaskan. Tugas dianggap selesai setelah karyawan tiba di alamat yang ditentukan dan melakukan tindakan yang diperlukan.

• Tugas Rute: Ini melibatkan beberapa checkpoint yang harus dikunjungi karyawan dalam urutan tertentu. Jenis tugas ini ideal untuk situasi di mana karyawan perlu mengunjungi beberapa lokasi sepanjang rute yang direncanakan, seperti pengiriman atau inspeksi.

Antarmuka dirancang agar intuitif, memungkinkan manajer dan dispatcher dengan cepat membuat dan mengelola baik tugas tunggal maupun rute dengan mudah, memastikan semua operasi lapangan ditangani secara efisien dan efektif.

Fitur optimisasi rute

Navixy’s Route Optimization fitur membantu kurir mengirimkan paket secara efisien dengan menentukan urutan terbaik untuk mengunjungi beberapa alamat di seluruh kota. Fitur ini mempertimbangkan lokasi setiap alamat, jendela waktu pengiriman tertentu, dan titik awal tugas untuk membuat rute yang paling optimal.

Manfaat utama:

• Penghematan bahan bakar: Meminimalkan jarak perjalanan, mengurangi konsumsi bahan bakar.

• Pengiriman lebih cepat: Mengoptimalkan urutan untuk penyelesaian tugas yang lebih cepat.

• Peningkatan produktivitas: Mengotomatisasi perencanaan rute, memungkinkan kurir fokus pada pengiriman.

Platform dapat mengoptimalkan hingga 25 titik dalam satu tugas rute, memastikan semua pengiriman dilakukan tepat waktu dan dalam urutan yang paling efisien.

Impor tugas

Saat mengelola tenaga kerja besar atau banyak tugas, mengimpor tugas dari file Excel lebih efisien daripada membuat dan menetapkannya satu per satu secara manual. Ini sangat berguna ketika tugas dihasilkan oleh sistem eksternal seperti CRM.

Impor dari file Excel

Sementara pengembang dapat menggunakan API untuk impor tugas, ada metode yang lebih sederhana—mengimpor tugas dari file Excel. Data harus disajikan dalam format spreadsheet XLS, XLSX, atau CSV.

Cara mengimpor tugas dari file Excel

1. Mulai proses impor:

   1. Arahkan kursor mouse Anda ke tombol “+” di bagian tugas.

   2. Klik pada XLS opsi.

2. Jendela impor tugas:

   1. Di jendela "Tasks import", Anda dapat mengunduh sebuah Contoh File template.

   2. Atur parameter tugas sesuai kebutuhan.

3. Kolom wajib: Kolom yang ditandai sebagai "Required" harus diisi agar impor berhasil. Sistem akan menolak impor jika ada kolom wajib yang hilang.

4. Alamat vs. Koordinat: Anda dapat menentukan alamat sebagai pengganti koordinat; sistem akan secara otomatis menentukan lokasi.

Pengaturan impor

Selain pengaturan tugas individual, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan global berikut:

• Radius Default: Menetapkan deviasi yang diperbolehkan dari lokasi yang ditentukan. Jika karyawan (atau kendaraan) tiba dalam radius ini, tugas akan dianggap selesai meskipun mereka tidak mencapai lokasi yang tepat.

• Auto-Assign Tasks:

  • Abaikan Alamat: Tugas dibagikan merata kepada semua karyawan.

  • Gunakan Alamat Karyawan: Tugas ditetapkan berdasarkan kedekatan dengan alamat rumah karyawan.

  • Gunakan Alamat Departemen: Tugas ditetapkan sesuai jarak dari departemen karyawan.Catatan: Alamat departemen dan karyawan harus ditentukan pada kartu profil masing-masing.

Dengan menggunakan pengaturan ini, Anda dapat menyederhanakan proses penetapan tugas, memastikan tugas didistribusikan dan diselesaikan secara efisien.

Impor dari file TXT

Cara mengimpor Tugas dari file TXT

1. Mulai Proses Impor:

   1. Arahkan kursor mouse Anda ke “+” tombol di bagian tugas.

   2. Klik pada TXT opsi.

2. Jendela impor tugas:

   1. Anda akan melihat jendela “Tasks import”, yang berisi bidang besar.

   2. Tempel daftar tugas dari spreadsheet Anda langsung ke bidang ini menggunakan clipboard (salin-tempel).

Proses ini memungkinkan Anda mengimpor banyak tugas sekaligus dengan efisien, menyederhanakan alur kerja manajemen tugas Anda.