Tugas

Buat dan tugaskan tugas lapangan kepada karyawan, tentukan lokasi, tenggat waktu, dan formulir. Pantau status tugas di peta, tabel, atau tampilan garis waktu secara real-time.

Sebuah Tugas Di Navixy merujuk pada penugasan atau pekerjaan tertentu yang perlu diselesaikan oleh seorang karyawan atau pekerja lapangan. Ini mencakup instruksi rinci tentang apa yang perlu dilakukan, di mana hal itu harus dilakukan, dan dalam jangka waktu berapa. Tugas dapat berkisar dari penugasan satu kali yang sederhana, seperti mengirimkan paket ke satu lokasi, hingga operasi yang lebih kompleks, seperti mengunjungi beberapa pos pemeriksaan sepanjang rute untuk melakukan inspeksi, instalasi, atau layanan lainnya.

Tugas sangat penting untuk mengelola dan mengoordinasikan operasi lapangan, memastikan bahwa karyawan memahami tanggung jawab mereka, dan memungkinkan manajer memantau kemajuan, mengoptimalkan rute, serta memastikan bahwa semua pekerjaan diselesaikan secara efisien. Di lapangan, karyawan dapat melihat tugas mereka menggunakan aplikasi X-GPS Tracker.

Halaman Tugas

Cara membuat tugas

Untuk membuat tugas di Navixy, ikuti langkah-langkah berikut:

Satu-satunya kolom yang wajib diisi adalah nama tugas dan alamat.

1

Buka Tugas

Buka ke bagian Tugas tab di Layanan lapangan modul.

2

Mulai membuat tugas

Klik + untuk membuka dialog pembuatan tugas.

3

Masukkan nama tugas

Masukkan nama tugas yang deskriptif yang membantu mengidentifikasi tujuan tugas. Ini dapat berupa nama pelanggan atau deskripsi singkat tugas, seperti "Pasang Peralatan" atau "Periksa Komunikasi."

4

Tetapkan alamat tugas

Masukkan alamat tugas secara manual, pilih titik pada peta, atau gunakan koordinat geografis. Ini akan menentukan lokasi utama untuk tugas tunggal atau pos pemeriksaan pertama untuk tugas rute.

5

Tambahkan pos pemeriksaan untuk tugas rute

Untuk membuat tugas rute (tugas yang terdiri dari beberapa subtugas), klik Tambahkan pos pemeriksaan baru. Setiap pos pemeriksaan mewakili pemberhentian tambahan di sepanjang rute, dan semuanya akan terhubung secara otomatis secara berurutan. Karyawan harus menyelesaikan pos pemeriksaan ini sesuai urutan yang ditetapkan.

6

Atur tanggal dan waktu tugas

Klik Tanggal tugas untuk membuka Periode pelaksanaan jendela dan tentukan rentang tanggal dan waktu selama karyawan harus menyelesaikan tugas. Anda juga dapat mengonfigurasi opsi tambahan, seperti keterlambatan yang diizinkan, durasi kunjungan, dan mengabaikan kunjungan acak dengan durasi yang ditetapkan.

7

Pilih karyawan yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas

Pilih pengemudi yang menjalankan tugas. Anda dapat menambahkan atau mengonfigurasi pengemudi di Manajemen armada → Pengemudi.

8

Tambahkan informasi tugas

Berikan detail tugas lainnya, termasuk:

• Deskripsi tugas: Tambahkan detail tambahan apa pun yang mungkin berguna bagi karyawan, seperti informasi kontak atau instruksi khusus.

• Radius: Menentukan deviasi yang diizinkan dari lokasi yang ditentukan. Jika karyawan atau kendaraan tiba dalam radius ini, status mereka akan diatur menjadi Tiba, sehingga mereka dapat menyelesaikan tugas.

• Formulir: Pilih formulir yang perlu diserahkan karyawan untuk menyelesaikan tugas. Formulir dapat diisi langsung di X-GPS Tracker aplikasi.

• Tag: Tambahkan tag yang relevan ke tugas untuk memudahkan pencarian dan pengelompokan nanti.

• ID pesanan: Tetapkan ID pesanan yang dapat digunakan klien untuk melacak status tugas melalui fitur Kurir di peta fitur.

9

Selesaikan pembuatan tugas

Klik Simpan untuk menyelesaikan pembuatan tugas. Karyawan yang dipilih akan menerima tugas dengan formulir terlampir di aplikasi seluler X-GPS Tracker, sehingga semua dokumentasi yang diperlukan tersedia selama pelaksanaan tugas.

Tugas tunggal dan tugas rute

Tugas tunggal adalah tugas sederhana di mana karyawan mengunjungi satu lokasi untuk melaksanakan tugas yang ditugaskan. Tugas dianggap selesai setelah karyawan tiba di alamat yang ditentukan (status: Tiba) dan melakukan tindakan yang diperlukan, seperti menyerahkan formulir.

Tugas rute melibatkan beberapa pos pemeriksaan yang harus dikunjungi karyawan dalam urutan tertentu. Jenis tugas ini ideal untuk situasi di mana karyawan perlu mengunjungi beberapa lokasi sepanjang rute yang direncanakan, seperti pengiriman atau inspeksi.

Optimalkan rute

Optimalkan rute adalah fitur yang membantu kurir mengirim paket secara efisien dengan menentukan urutan terbaik untuk mengunjungi beberapa alamat di seluruh kota. Fitur ini mempertimbangkan lokasi setiap alamat, jendela waktu pengiriman tertentu, dan titik awal tugas untuk membuat rute yang paling optimal. Untuk menggunakannya, klik Optimalkan rute di bagian bawah panel kiri pada tugas rute yang telah dikonfigurasi. Anda akan diminta untuk memasukkan alamat awal dan waktu.

Manfaat utama:

• Penghematan bahan bakar: Meminimalkan jarak perjalanan, sehingga mengurangi konsumsi bahan bakar.

• Pengiriman lebih cepat: Mengoptimalkan urutan untuk penyelesaian tugas yang lebih cepat.

• Produktivitas yang lebih tinggi: Mengotomatiskan perencanaan rute, sehingga kurir dapat fokus pada pengiriman.

Platform dapat mengoptimalkan hingga 25 titik dalam satu tugas rute, memastikan semua pengiriman dilakukan tepat waktu dan dalam urutan paling efisien.

Cara mengimpor tugas

Saat mengelola banyak karyawan atau banyak tugas, mengimpor tugas dari file Excel lebih efisien daripada membuat dan menugaskannya secara manual satu per satu. Ini sangat berguna ketika tugas dihasilkan oleh sistem eksternal seperti CRM.

Cara mengimpor tugas dari file Excel

Meskipun pengembang dapat mengimpor tugas menggunakan Navixy API, ada metode yang lebih sederhana: mengimpor tugas dari file Excel. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengimpor tugas Anda ke platform Navixy:

1

Mulai proses impor

Arahkan mouse Anda ke + tombol di bagian tugas, lalu klik XLS.

2

Siapkan file

Pada Impor tugas jendela, klik Contoh file templat untuk mengunduh templat. Sesuaikan file Anda agar sesuai dengannya.

3

Unggah file

Satu-satunya kolom yang wajib diisi adalah file itu sendiri. Ukuran maks. 10 Mb. Format yang diperbolehkan adalah XLS, XLSX, dan CSV.

4

Konfigurasikan pengaturan impor

Anda dapat mengonfigurasi pengaturan berikut untuk tugas yang diunggah:

• Radius default: Menentukan deviasi yang diizinkan dari lokasi yang ditentukan. Jika karyawan atau kendaraan tiba dalam radius ini, tugas akan dianggap selesai meskipun mereka tidak mencapai lokasi yang tepat.

• Tetapkan tugas secara otomatis:

  • Jangan tetapkan: Tugas ditetapkan kepada semua karyawan.

  • Ke karyawan: Centang karyawan yang ingin Anda tetapkan tugas.

    • Abaikan alamat: Tugas ditetapkan tanpa memperhatikan alamat karyawan.

    • Gunakan alamat karyawan: Tugas ditetapkan berdasarkan kedekatan dengan alamat rumah karyawan.

    • Gunakan alamat departemen: Tugas ditetapkan berdasarkan jarak dari departemen karyawan.

  • Ke kendaraan:

    • Abaikan alamat: Tugas ditetapkan tanpa memperhatikan alamat kendaraan.

    • Gunakan alamat garasi: Tugas ditetapkan berdasarkan kedekatan dengan garasi.

Alamat departemen dan karyawan harus ditentukan pada kartu profil masing-masing.

5

Selesaikan impor

Klik Berikutnya untuk menyelesaikan impor tugas atau tugas-tugas.

Cara mengimpor tugas dari file TXT

1

Mulai proses impor

Arahkan mouse Anda ke + tombol di bagian tugas, lalu klik TXT.

2

Masukkan tugas Anda

Tempelkan tugas Anda langsung dari spreadsheet ke bidang besar di sebelah kiri jendela Impor tugas (satu-satunya kolom yang wajib diisi). Perhatikan header kolom.

3

Konfigurasikan pengaturan impor

Sama seperti saat mengimpor dari file Excel, Anda dapat mengatur opsi berikut:

• Radius default: Menentukan deviasi yang diizinkan dari lokasi yang ditentukan. Jika karyawan atau kendaraan tiba dalam radius ini, tugas akan dianggap selesai meskipun mereka tidak mencapai lokasi yang tepat.

• Tetapkan tugas secara otomatis:

  • Jangan tetapkan: Tugas ditetapkan kepada semua karyawan.

  • Ke karyawan: Centang karyawan yang ingin Anda tetapkan tugas.

    • Abaikan alamat: Tugas ditetapkan tanpa memperhatikan alamat karyawan.

    • Gunakan alamat karyawan: Tugas ditetapkan berdasarkan kedekatan dengan alamat rumah karyawan.

    • Gunakan alamat departemen: Tugas ditetapkan berdasarkan jarak dari departemen karyawan.

  • Ke kendaraan:

    • Abaikan alamat: Tugas ditetapkan tanpa memperhatikan alamat kendaraan.

    • Gunakan alamat garasi: Tugas ditetapkan berdasarkan kedekatan dengan garasi.

Alamat departemen dan karyawan harus ditentukan pada kartu profil masing-masing.

4

Selesaikan impor

Klik Berikutnya untuk menyelesaikan impor tugas atau tugas-tugas.

Tugas berulang

Tugas berulang adalah tugas yang diulang secara otomatis pada interval yang ditetapkan. Tugas ini ditampilkan pada Tugas berulang halaman Layanan lapangan modul.

Cara membuat tugas berulang

Untuk membuat tugas berulang, ikuti langkah-langkah berikut:

Saat ini, tugas berulang belum didukung oleh X-GPS Tracker.

1

Buka Tugas berulang

Buka ke bagian Tugas berulang tab di Layanan lapangan modul.

2

Mulai membuat tugas berulang

Klik + untuk membuka dialog pembuatan tugas.

3

Masukkan nama tugas

Masukkan nama tugas yang deskriptif yang membantu mengidentifikasi tujuan tugas. Ini dapat berupa nama pelanggan atau deskripsi singkat tugas, seperti "Pasang Peralatan" atau "Periksa Komunikasi."

4

Tetapkan alamat tugas

Masukkan alamat tugas secara manual, pilih titik pada peta, atau gunakan koordinat geografis. Ini akan menentukan lokasi utama untuk tugas tunggal atau pos pemeriksaan pertama untuk tugas rute.

5

Konfigurasikan frekuensi pengulangan

Klik tombol Ulangi blok untuk membuka pengaturan pengulangan dan memilih preset atau mengonfigurasi secara manual tanggal-tanggal saat tugas akan dilakukan.

6

Tambahkan pos pemeriksaan untuk tugas rute

Untuk membuat tugas rute (tugas yang terdiri dari beberapa subtugas), klik Tambahkan pos pemeriksaan baru. Setiap pos pemeriksaan mewakili pemberhentian tambahan di sepanjang rute, dan semuanya akan terhubung secara otomatis secara berurutan. Karyawan harus menyelesaikan pos pemeriksaan ini sesuai urutan yang ditetapkan.

7

Atur waktu dan durasi tugas

Tentukan rentang tanggal dan waktu selama karyawan harus menyelesaikan tugas. Ini memastikan bahwa tugas diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan.

Klik Selain itu untuk menampilkan opsi tambahan, seperti keterlambatan yang diizinkan, durasi kunjungan, dan mengabaikan kunjungan acak dengan durasi yang ditetapkan.

8

Pilih karyawan yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas

Pilih pengemudi yang menjalankan tugas. Anda dapat menambahkan atau mengonfigurasi pengemudi di Manajemen armada → Pengemudi.

9

Tambahkan informasi tugas

Berikan detail tugas lainnya, termasuk:

• Deskripsi: Tambahkan detail tambahan apa pun yang mungkin berguna bagi karyawan, seperti informasi kontak atau instruksi khusus.

• Radius: Menentukan deviasi yang diizinkan dari lokasi yang ditentukan. Jika karyawan atau kendaraan tiba dalam radius ini, status mereka akan diatur menjadi Tiba, sehingga mereka dapat menyelesaikan tugas.

• Formulir: Pilih formulir yang perlu diserahkan karyawan untuk menyelesaikan tugas.

• Tag: Tambahkan tag yang relevan ke tugas untuk memudahkan pencarian dan pengelompokan nanti.

• ID pesanan: Tetapkan ID pesanan yang dapat digunakan klien untuk melacak status tugas melalui fitur Kurir di peta fitur.

10

Selesaikan pembuatan tugas

Klik Simpan untuk menyelesaikan pembuatan tugas.