Formulir

Formulir adalah dokumen elektronik yang dapat dilampirkan pada tugas, memungkinkan karyawan mengirimkan hasil tugas langsung melalui X-GPS Tracker aplikasi seluler. Formulir ini dapat mencakup berbagai jenis bidang seperti kolom teks untuk pesanan klien, laporan inspeksi, dan bagian media untuk mengunggah foto serta Video telematics.

Memulai

Buat formulir

Untuk mulai menggunakan formulir di Navixy:

1. Buka Field service modul dari menu utama.

2. Klik pada Formulir tab untuk membuka antarmuka pengelolaan formulir.

3. Mulai proses pembuatan formulir dengan mengklik + ikon.

4. Pilih komponen yang diperlukan (mis. kolom teks, kotak centang, dropdown, tanggal, penilaian, gambar, lampiran file, tanda tangan, dan pemisah bagian) dari sisi kiri layar. Sesuaikan formulir agar sesuai dengan alur kerja dan tugas spesifik perusahaan Anda.

Proses ini memungkinkan Anda membuat sebanyak mungkin formulir yang diperlukan, memastikan formulir disesuaikan dengan tugas yang dilakukan karyawan Anda.

Tersedia dua tombol pengalih saat membuat formulir:

• "Gunakan secara default saat membuat tugas": Jika diaktifkan, formulir ini akan secara otomatis dilampirkan ke tugas baru kecuali formulir lain dipilih. Dalam daftar formulir, formulir ini akan ditandai dengan tanda “bintang”.

• "Kirim formulir hanya di zona": Jika diaktifkan, formulir hanya dapat dikirimkan ketika karyawan berada di dalam zona geografis yang telah ditentukan, memastikan pelaporan tugas terjadi di lokasi yang benar.

Setelah disimpan, formulir yang dibuat dapat diakses di daftar formulir.

Daftar formulir yang dibuat (contoh)

Melampirkan formulir ke tugas

Untuk melampirkan formulir ke tugas, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka jendela pembuatan Tugas: navigasikan ke tab Tasks dan klik tombol "+" untuk membuat tugas baru.

2. Di bawah bidang “Task form”, pilih formulir yang Anda buat sebelumnya dari daftar dropdown.

3. Isi rincian tugas lainnya, seperti memilih karyawan yang bertanggung jawab menyelesaikan tugas.

4. Selesaikan pembuatan tugas dengan mengklik "Save."

Karyawan yang dipilih akan menerima tugas dengan formulir terlampir di aplikasi seluler X-GPS Tracker, memastikan semua dokumentasi yang diperlukan tersedia selama pelaksanaan tugas.

Mengisi formulir di X-GPS Tracker

Karyawan diwajibkan mengisi formulir selama atau setelah menyelesaikan tugas. Berikut cara mereka dapat mengisi dan mengirimkan formulir:

1. Buka Aplikasi Seluler X-GPS Tracker pada perangkat seluler.

2. Berpindah ke bagian "Tasks" untuk melihat daftar tugas yang ditugaskan.

3. Pilih tugas yang perlu diselesaikan.

4. Klik pada formulir dalam deskripsi tugas dan isi semua bidang wajib.

5. Setelah semua bidang diisi, formulir otomatis dikirim ke layanan pemantauan, menandai tugas sebagai selesai.

Mengonfigurasi notifikasi untuk pengiriman formulir

Untuk memastikan notifikasi tepat waktu saat formulir dikirim, konfigurasikan peringatan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Navigasikan ke Rules and notifications bagian di platform.

2. Mulai membuat aturan notifikasi baru dengan mengklik tombol "Add rule".

3. Pilih objek (mis. kendaraan, karyawan) yang akan berlaku untuk aturan ini.

4. Pilih Task performance dari daftar event dan lanjutkan.

5. Di bagian “Rule options”, centang kotak “Form submitted”.

6. Pada tab “Notifications”, pilih bagaimana Anda ingin diberitahu (mis. SMS, email).

Pengaturan ini memastikan Anda tetap mendapat informasi tentang kemajuan tugas dan pengiriman formulir secara real time.

Melihat formulir yang telah diisi

Anda dapat meninjau dan membandingkan formulir yang telah diisi untuk menilai kinerja karyawan dan hasil tugas:

1. Navigasikan ke aplikasi “Field service”.

2. Klik pada tab "Forms" untuk melihat semua formulir yang tersedia.

3. Arahkan kursor ke formulir yang ingin Anda tinjau dan klik “Submissions” di sisi kanan.

4. Pilih pengiriman formulir spesifik dari daftar di bagian bawah.

Fungsionalitas Submissions:

• Unduh formulir: Ekspor formulir dalam format Excel, CSV, atau PDF.

• Penyaringan: Gunakan filter untuk mempersempit pengiriman berdasarkan parameter seperti tanggal pembuatan tugas atau nama karyawan.

• Kustomisasi tabel: Tambahkan atau sembunyikan kolom dan bidang formulir untuk fokus pada data yang paling relevan.

Laporan data formulir tugas

Laporan “Task form data” memberikan wawasan tentang kinerja karyawan berdasarkan formulir yang diisi. Untuk menghasilkan laporan ini:

1. Buka Reports bagian.

2. Klik tombol “Create report”.

3. Pilih opsi “Task form data”.

4. Centang objek terkait (mis. karyawan, tugas) yang Anda perlukan laporannya.

5. Tentukan jangka waktu untuk laporan.

6. Klik tombol “Build report” untuk menghasilkan laporan.

Rincian laporan: Laporan menampilkan statistik formulir, termasuk frekuensi dan jenis komponen yang dipilih. Data ini membantu Anda mengevaluasi kinerja karyawan dan hasil tugas secara lebih efektif.