Messages

Pendant la journée, le personnel sur le terrain et au bureau se trouvent à distance les uns des autres. Pour agir de concert, chacun d'eux doit recevoir des informations de ses collègues en temps utile. Il est donc extrêmement important pour l'entreprise de permettre le partage rapide d'informations avec chaque participant au flux de travail :

• Employé mobile: un employé effectuant des tâches en déplacement. Il peut s'agir d'un représentant commercial, d'un technicien de service, d'un coursier, ou même d'un employé d'un entrepôt éloigné du bureau.

• Dispatcheur: un employé de bureau coordonnant les actions du personnel sur le terrain. Il peut s'agir d'un répartiteur, d'un logisticien ou d'un superviseur.

L'employé sur site pourra transmettre au bureau les résultats de la rencontre avec le client, signaler aux collègues les difficultés rencontrées dans le travail, préciser la procédure en cas d'urgence, etc. Le dispatcheur informe l'employé mobile des nouveaux clients à visiter, de toute tâche additionnelle lors des visites, ou d'un changement dans le processus de travail.

Les messages peuvent être envoyés en deux modes :

• Chat entre l'employé sur le terrain et le dispatcheur

• Envoi massif de messages du dispatcheur à plusieurs employés sur le terrain

Chat avec un employé

En mode chat, le dispatcheur et l'employé sur le terrain échangent des messages en tête-à-tête. Le dispatcheur comme l'employé peuvent initier un chat. En même temps, le dispatcheur utilise le Messages module de correspondance dans l'interface web.

L'employé sur le terrain utilise l'onglet Discussion dans l'application X-GPS Tracker mobile :

Dans Discussion mode, il est pratique d'échanger des messages relatifs au travail d'un employé sur le terrain spécifique. Par exemple, de cette manière le dispatcheur informera le représentant commercial d'un nouveau client à visiter, et l'employé sur le terrain pourra préciser les détails de la réunion à venir : heure, adresse, personne de contact et sujet des négociations.

Envoi massif

L'envoi massif permet au dispatcheur d'envoyer simultanément le même message à plusieurs employés sur le terrain. Ainsi, le dispatcheur informera les coursiers de la décision de la direction de photographier l'emballage des marchandises lors de leur réception.

Les messages ne peuvent être envoyés que par le dispatcheur depuis l'interface web. Pour cela, sélectionnez les destinataires de la liste de diffusion dans la liste et rédigez un ou plusieurs messages.

Un employé sur le terrain peut répondre à un message dans l'onglet Discussion de l'application X-GPS Tracker .

Dans ce cas, seule la personne du dispatcheur verra la réponse dans un chat séparé avec l'employé.

De ce fait, les autres employés sur le terrain ne seront pas distraits par le dialogue entamé, et la discussion se déroulera de manière constructive.

Messagerie entre employés sur le terrain

Le chat et l'envoi de masse sont disponibles au dispatcheur dans le menu principal, dans le Messages section.

Cela permettra au dispatcheur de correspondre en temps réel avec le personnel mobile et de basculer rapidement entre Discussion et Envoi massif demessages. En conséquence, le personnel de bureau et le personnel sur le terrain agiront comme une équipe unique résolvant des tâches communes.