Formulaires

Formulaires sont des documents électroniques pouvant être joints aux tâches, permettant aux employés de soumettre les résultats des tâches directement via l' X-GPS Tracker application mobile. Ces formulaires peuvent inclure différents types de champs tels que des champs de texte pour les commandes clients, des rapports d'inspection et des sections multimédias pour télécharger des photos et des vidéos.

Premiers pas

Créer un formulaire

Pour commencer à utiliser les formulaires dans Navixy :

1. Ouvrez le Service sur le terrain module depuis le menu principal.

2. Cliquez sur l' Formulaires onglet pour ouvrir l'interface de gestion des formulaires.

3. Démarrez le processus de création de formulaire en cliquant sur l' + icône.

4. Choisissez les composants nécessaires (par ex. champs de texte, cases à cocher, listes déroulantes, date, évaluation, image, pièce jointe, signature et séparateurs de section) depuis le côté gauche de l'écran. Personnalisez le formulaire pour l'adapter au flux de travail et aux tâches spécifiques de votre entreprise.

Ce processus vous permet de créer autant de formulaires que nécessaire, en veillant à ce qu'ils soient adaptés aux tâches que vos employés effectuent.

Deux bascules sont disponibles lors de la création d'un formulaire :

• "Utiliser par défaut lors de la création d'une tâche": Si activé, ce formulaire sera automatiquement joint aux nouvelles tâches à moins qu'un autre formulaire ne soit sélectionné. Dans la liste des formulaires, ce formulaire sera marqué d'un signe « étoile ».

• "Soumettre le formulaire uniquement dans la zone": Si activé, le formulaire ne peut être soumis que lorsque l'employé se trouve dans une zone géographique prédéfinie, garantissant que le rapport de tâche est effectué au bon endroit.

Après enregistrement, les formulaires créés sont accessibles dans la liste des formulaires.

Liste des formulaires créés (exemple)

Joindre un formulaire à une tâche

Pour joindre un formulaire à une tâche, suivez ces étapes :

1. Ouvrez la fenêtre de création de tâche : allez dans l'onglet Tâches et cliquez sur le bouton "+" pour créer une nouvelle tâche.

2. Dans le champ « Formulaire de tâche », choisissez le formulaire que vous avez créé précédemment dans la liste déroulante.

3. Fournissez les autres détails de la tâche, tels que la sélection de l'employé responsable de l'exécution de la tâche.

4. Finalisez la création de la tâche en cliquant sur « Enregistrer ».

L'employé sélectionné recevra la tâche avec le formulaire joint dans l'application mobile X-GPS Tracker, garantissant que toute la documentation nécessaire est disponible lors de l'exécution de la tâche.

Remplir un formulaire dans X-GPS Tracker

Les employés sont tenus de remplir les formulaires pendant ou après l'exécution d'une tâche. Voici comment ils peuvent compléter et soumettre un formulaire :

1. Ouvrez l'application mobile X-GPS Tracker sur un appareil mobile.

2. Passez à la section « Tâches » pour afficher la liste des tâches assignées.

3. Sélectionnez la tâche qui doit être accomplie.

4. Cliquez sur le formulaire dans la description de la tâche et remplissez tous les champs obligatoires.

5. Une fois tous les champs remplis, le formulaire est automatiquement envoyé au service de supervision, marquant la tâche comme terminée.

Configurer les notifications pour la soumission des formulaires

Pour garantir des notifications en temps utile lorsqu'un formulaire est soumis, configurez des alertes en suivant ces étapes :

1. Accédez à la Règles et notifications section de la plateforme.

2. Commencez à créer une nouvelle règle de notification en cliquant sur le bouton « Ajouter une règle ».

3. Sélectionnez les objets (par ex. véhicules, employés) auxquels cette règle s'appliquera.

4. Choisissez Exécution de la tâche dans la liste des événements et poursuivez.

5. Dans la section « Options de la règle », cochez la case « Formulaire soumis ».

6. Sur l'onglet « Notifications », choisissez comment vous souhaitez être informé (par ex. SMS, e-mail).

Ces paramètres vous permettent de rester informé en temps réel de l'avancement des tâches et des soumissions de formulaires.

Visualisation des formulaires complétés

Vous pouvez consulter et comparer les formulaires complétés pour évaluer la performance des employés et les résultats des tâches :

1. Accédez à l'application « Service sur le terrain ».

2. Cliquez sur l'onglet « Formulaires » pour afficher tous les formulaires disponibles.

3. Survolez le formulaire que vous souhaitez consulter et cliquez sur « Soumissions » sur le côté droit.

4. Choisissez la soumission de formulaire spécifique dans la liste en bas.

Fonctionnalités des soumissions :

• Télécharger les formulaires : Exportez les formulaires aux formats Excel, CSV ou PDF.

• Filtrage : Utilisez des filtres pour affiner les soumissions en fonction de paramètres tels que la date de création de la tâche ou le nom de l'employé.

• Personnalisation du tableau : Ajoutez ou masquez des colonnes et des champs de formulaire pour vous concentrer sur les données les plus pertinentes.

Rapport de données des formulaires de tâche

Le rapport « Données des formulaires de tâche » fournit des informations sur la performance des employés basées sur les formulaires complétés. Pour générer ce rapport :

1. Allez à la Rapports section.

2. Cliquez sur le bouton « Créer un rapport ».

3. Choisissez l'option « Données des formulaires de tâche ».

4. Cochez les objets pertinents (par ex. employés, tâches) pour lesquels vous avez besoin du rapport.

5. Spécifiez la période pour le rapport.

6. Cliquez sur le bouton « Générer le rapport » pour créer le rapport.

Détails du rapport : Le rapport affiche des statistiques sur les formulaires, y compris la fréquence et les types de composants sélectionnés. Ces données vous aident à évaluer plus efficacement la performance des employés et les résultats des tâches.