Formularios

Formularios son documentos electrónicos que se pueden adjuntar a las tareas, permitiendo a los empleados enviar los resultados de las tareas directamente a través de la aplicación X-GPS Tracker aplicación móvil. Estos formularios pueden incluir varios tipos de campos como campos de texto para pedidos de clientes, informes de inspección y secciones de medios para cargar fotos y videos.

Primeros pasos

Crear un formulario

Para comenzar a usar formularios en Navixy:

1. Abra el Servicio de campo módulo desde el menú principal.

2. Haga clic en la Formularios pestaña para abrir la interfaz de gestión de formularios.

3. Inicie el proceso de creación de formularios haciendo clic en el + icono.

4. Elija los componentes necesarios (por ejemplo, campos de texto, casillas de verificación, desplegables, fecha, calificación, imagen, adjunto de archivo, firma y separadores de sección) desde el lado izquierdo de la pantalla. Personalice el formulario para adaptarlo al flujo de trabajo y las tareas específicas de su empresa.

Este proceso le permite crear tantos formularios como necesite, asegurando que estén adaptados a las tareas que sus empleados realizan.

Hay dos conmutadores disponibles al crear un formulario:

• "Usar por defecto al crear una tarea": Si está activado, este formulario se adjuntará automáticamente a las nuevas tareas a menos que se seleccione otro formulario. En la lista de formularios, este formulario estará marcado con un símbolo de “estrella”.

• "Enviar formulario solo en la zona": Si está activado, el formulario solo se podrá enviar cuando el empleado se encuentre dentro de una zona geográfica predefinida, garantizando que la presentación del informe de la tarea ocurra en la ubicación correcta.

Después de guardar, los formularios creados pueden accederse en la lista de formularios.

Lista de formularios creados (ejemplo)

Adjuntar un formulario a una tarea

Para adjuntar un formulario a una tarea, siga estos pasos:

1. Abra la ventana de Creación de tarea: vaya a la pestaña Tareas y haga clic en el botón "+" para crear una nueva tarea.

2. En el campo “Formulario de la tarea”, elija el formulario que creó anteriormente en la lista desplegable.

3. Proporcione otros detalles de la tarea, como seleccionar al empleado responsable de completar la tarea.

4. Finalice la creación de la tarea haciendo clic en "Guardar."

El empleado seleccionado recibirá la tarea con el formulario adjunto en la aplicación móvil X-GPS Tracker, asegurando que toda la documentación necesaria esté disponible durante la ejecución de la tarea.

Completar un formulario en X-GPS Tracker

Se requiere que los empleados completen los formularios durante o después de completar una tarea. Así es como pueden completar y enviar un formulario:

1. Abra la aplicación móvil X-GPS Tracker en un dispositivo móvil.

2. Cambie a la sección "Tareas" para ver la lista de tareas asignadas.

3. Seleccione la tarea que necesita completarse.

4. Haga clic en el formulario dentro de la descripción de la tarea y rellene todos los campos obligatorios.

5. Una vez que todos los campos estén completados, el formulario se envía automáticamente al servicio de monitorización, marcando la tarea como completada.

Configurar notificaciones para el envío de formularios

Para asegurar notificaciones oportunas cuando se envíe un formulario, configure alertas siguiendo estos pasos:

1. Navegue a la Reglas y notificaciones sección en la plataforma.

2. Comience a crear una nueva regla de notificación haciendo clic en el botón "Agregar regla".

3. Seleccione los objetos (por ejemplo, vehículos, empleados) a los que se aplicará esta regla.

4. Elija Ejecución de tareas de la lista de eventos y continúe.

5. En la sección “Opciones de regla”, marque la casilla “Formulario enviado”.

6. En la pestaña “Notificaciones”, elija cómo desea ser notificado (por ejemplo, SMS, correo electrónico).

Estos ajustes le aseguran que se mantendrá informado sobre el progreso de las tareas y los envíos de formularios en tiempo real.

Ver formularios completados

Puede revisar y comparar formularios completados para evaluar el rendimiento de los empleados y los resultados de las tareas:

1. Navegue a la aplicación “Servicio de campo”.

2. Haga clic en la pestaña "Formularios" para ver todos los formularios disponibles.

3. Coloque el cursor sobre el formulario que desea revisar y haga clic en “Envíos” en el lado derecho.

4. Elija el envío de formulario específico de la lista en la parte inferior.

Funcionalidad de envíos:

• Descargar formularios: Exporte los formularios en formatos Excel, CSV o PDF.

• Filtrado: Utilice filtros para limitar los envíos según parámetros como la fecha de creación de la tarea o el nombre del empleado.

• Personalización de la tabla: Agregue u oculte columnas y campos del formulario para centrarse en los datos más relevantes.

Informe de datos del formulario de tarea

El informe “Datos del formulario de tarea” proporciona información sobre el rendimiento de los empleados basada en formularios completados. Para generar este informe:

1. Vaya a la Reportes sección.

2. Haga clic en el botón “Crear reporte”.

3. Elija la opción “Datos del formulario de tarea”.

4. Marque los objetos relevantes (por ejemplo, empleados, tareas) para los cuales necesita el informe.

5. Especifique el marco de tiempo para el informe.

6. Haga clic en el botón “Generar informe” para crear el informe.

Detalles del informe: El informe muestra estadísticas de formularios, incluyendo la frecuencia y los tipos de componentes seleccionados. Estos datos le ayudan a evaluar el rendimiento de los empleados y los resultados de las tareas de forma más efectiva.